見積の属人化を解消する手順｜送った後に金額の根拠を書き残す

見積を出せるのが社長かベテラン営業の1人だけだと、その人が外出している日は見積が1件も出ません。金額のルールを一から決める時間はなく、取引先には返事を待ってもらうことになります。

見積の属人化を解消するには、次に送る見積から、金額をどう決めたかを1件ずつ書き残します。金額を決めるための表は、書き残した10件から作るものです。

見積の属人化とは｜計算できる部分と頭の中の決め手

見積の属人化とは、見積の金額を決めた理由が1人の頭の中にしかなく、その人がいないと見積を出せない状態です。

見積の中身は2つの層に分かれます。1つは、定価表の単価に数量を掛ける、作業の人数に日数を掛ける、といった計算できる部分です。もう1つは金額の決め手で、どの単価を使うか、いくら値引きするか、何を見積に含めないかを指します。

単価の出どころ、工数の見積もり方、値引きや上乗せの理由が、どれも決め手にあたります。

計算できる部分は、定価表と電卓があれば誰が担当しても同じ金額になります。見積が1人にしか出せないのは、決め手が書かれていないからです。

決め手の書き残し方には、価格表や値引きのルールを先に作る進め方もあります。例外の少ない見積なら、その順で進められます。

ただ、取引先ごとの事情で金額を変える見積が多いと、先に作った表には埋まらない欄が残ります。２.１の進め方は、送った見積の記録をためてから表を作る順です。

値引きや納期の確認が社長に集まる会社なら、社長が現場から抜けられない理由の手順で、届く確認そのものを減らせます。

社長だけが見積を出していて、いずれ会社を後継者に引き継ぐ予定があるなら、見積の出し方は先に書き残しておきたい仕事です。社長の仕事全体を書き出す手順は、事業承継前の業務の見える化にまとめています。

見積の根拠メモ｜送った直後に書く6つの欄

見積の決め手は、送った直後に1件ずつ「根拠メモ」へ書けば、見積を出す手を止めずに残せます。根拠メモは、1件分を書く6つの欄です。

根拠メモの6つの欄

見積を作る途中では書きません。送った直後なら、どの過去の見積を開いたかも、誰に何を聞いたかも覚えています。

欄を6つ、表に上げる区切りを10件と2回にしたのは２.１の整理で、官公庁や業界が決めた基準ではありません。

1つの欄に書くのは1〜2行です。文になっていなくても、欄が埋まっていれば足ります。根拠メモの書きぶりは粗くてよいので、空欄を作らないことを優先します。私がマニュアルを作るときも、最初は30〜40点の出来で現場に出してきました。

根拠メモは、ベテランが見積1件ごとに決め手を書き取る道具です。本人が書けない欄の聞き取りには、技能伝承のマニュアル化の聞き方がそのまま使えます。

根拠メモの記入例（3件）

次の3件は架空の例で、物品・工事・サービスの見積を1件ずつ想定して書きました。

3件目の④には、金額を上げなかったことも決め手として書いています。値上がりを知っていて乗せなかったのか、気づかずに乗せなかったのかは、後から見積書を見ても分かりません。

根拠メモを10件ためる｜書く人と置き場所

根拠メモを書くのは、その見積を送った本人です。ベテランが送った見積はベテランが書き、若手が送った見積は若手が書きます。

置き場所は1か所に決めます。共有の表計算ファイルなら1件を1行に、フォルダなら1件を1ファイルにします。1か所にするのは、メールや手帳に分かれると、10件を並べる日に集め直す手間がかかるからです。

書けない欄は、空欄にせず「理由を言えない」と書きます。「理由を言えない」は、書いた本人も決め手を言葉にできていない印です。10件を並べたとき、誰のどの欄を聞き取ればよいかが分かります。

10件たまるまでの期間は、見積の件数が会社ごとに違うので決めていません。見積の種類が多い会社なら、1種類の見積に絞って書き始めてもかまいません。

古い見積の手順書や価格表のファイルが、共有フォルダにいくつも残っていることがあります。その場合は先にマニュアル整理で、今使っている版とそうでない版を分けてください。③に流用元を書くとき、どれが今の版かで迷わずに済みます。

10件ためた後｜2回以上出た見積の決め手を表に上げる

決め手の表に入れるのは、10件の根拠メモのうち2件以上に出た決め手だけで、1回だけのものは表の外に残します。

2回以上出た決め手を表の行にする

10件の根拠メモを1枚の表に貼り並べ、②〜⑥の欄ごとに同じ決め手に印を付けていきます。言葉が違っても中身が同じなら、同じ決め手として扱ってください。

印が2つ以上付いた決め手は、「決め手の表」に1行ずつ書き写します。この1行が「表の行」です。印が1つだけの決め手は「例外メモ」として、根拠メモに残します。

たとえば「急ぎの依頼は1割上乗せ」が10件のうち2件に出ていれば、表の行に上げる対象です。表の行に、出てきた根拠メモの番号を添えておけば、後で元の見積をたどるのも楽です。

⑥の欄で同じ迷いが2回出たときは、その迷いを表の行にして、答える人を1人決めて行に書きます。

記入例の2件目と3件目は、どちらも上乗せするかで迷って社長に聞いた件です。急ぎと値上がりで理由は違いますが、どちらも「上乗せするか」の迷いとして同じ行にまとめられます。上乗せするかどうかを答える人は、社長のままにするか営業の責任者に任せるか、表の行に書く前に決めます。

例外メモは捨てません。次の10件で同じ決め手がもう1回出れば、その時点で表の行に上げます。

表の行は新人に渡して確かめる

表の行ができたら、見積を出したことのない新人か若手を1人選びます。10件のうち1件について、取引先から届いた依頼の文面を渡します。文面は数量・納期・条件が分かるものにして、表の行を見ながら、その見積の金額の決め手を説明してもらう流れです。

新人が手を止めた行は、ベテランには分かっても、書いた言葉だけでは伝わらない行です。「それ、新人にできますか？」の答えが「いいえ」だった行なので、止まった所を新人に聞いて、足りない条件を1行書き足します。

表の行と例外メモがそろったら、見積を作る流れと合わせて手順書1枚にまとめます。見積の流れを工程に分け、決め手を使う工程に手順書を当てる方法が、業務フローの手順書の作り方にあります。

見積の金額を転記するときに桁や単位を誤ったら、手順書の転記の段に確かめ方を1行加えてください。出たミスから直す行を見つける手順は、ミスの再発防止の手順書にまとめています。

見積のほかにも、1人にしか回せない業務が社内に残っている会社があります。どの業務がそうかを一覧にするには、業務の洗い出し方法の手順を使ってください。

まとめた手順書をマニュアル品質診断ツールに入れると、手順書としての書き方の評価が返ってきます。

見積の属人化を解消するときの質問とまとめ

見積システムを入れる予定の会社も、ベテランが書きたがらない会社も、根拠メモは次の見積1件から始められます。

Q1. 見積システムを入れてからではだめですか？

だめではありませんが、システムに入れる単価や値引きの条件は、決め手が書かれていないと決まりません。根拠メモを10件ためておけば、決め手の表がそのまま設定を決める材料になります。システムの選び方は、表ができてから考えても間に合います。

Q2. ベテランが根拠メモを書いてくれません

最初にやることは、書く量を減らすことです。6つの欄を1行ずつにし、書けない欄は「理由を言えない」で済ませてもらいます。それでも手が止まるなら、見積を送った日に若手が横で聞き、ベテランの言葉のまま書き取ってください。

まとめ｜次の見積1件から6つの欄を書く

次に見積を送ったら、その日のうちに根拠メモの6つの欄を書いてください。10件たまった日に②〜⑥を並べ、2回以上出た決め手を表の行に、1回だけのものを例外メモにします。表の行を新人が説明できたら、見積は1人に頼らずに出せる状態に近づいています。

決め手の聞き取りや手順書への書き起こしは、２.１にご相談いただける業務の見える化の一部です。マニュアル作りの進め方をまとめた２.１の資料は、資料ダウンロードのページに置いています。

決め手の表ができたら

見積の手順書を診断する

表の行と例外メモを手順書1枚にまとめた後に使えます。根拠メモは診断の対象に入りません。

見積の見える化を相談する

内容を確認後、担当者よりご連絡いたします。