マニュアル作成の外注費用｜依頼メモ1枚で3社の見積もりを揃える

社長から「マニュアルを外に頼んだらいくらかかるか、調べておいて」と言われ、総務の担当者が3社に問い合わせました。1週間で見積もりが3通届きます。1社はページ単位の単価、1社は一式の金額、もう1社は月ごとの契約で、書かれている作業の範囲もそれぞれ違いました。どれが高くてどれが安いのか、社長に説明できないまま、机の上に3枚が並んでいます。

3社の金額が比べられないのは、3社が別々の前提で見積もったからです。頼む側が条件を1枚にまとめて同じ形で渡せば、届く見積もりは同じ物差しで比べられます。

マニュアル作成の外注費用が比べられない理由

見積もりが比べられなくなる原因は、頼む側の問い合わせの書き方と、届いた見積もりの見方の2か所にあります。

条件を渡さずに問い合わせた

「業務マニュアルを作りたいので見積もりをください」とだけ送ると、各社は自分の会社でよく受ける案件を思い浮かべて見積もります。ある会社は30ページの冊子を、別の会社は動画を含む社内サイトを想定するかもしれません。前提がずれたまま金額を並べても、比べているのは作る物の違いです。

合計の金額だけを並べた

見積書の最後の合計だけを見ると、安く見えた会社の見積もりに、図の作成や修正の費用が入っていないことがあります。高く見えた会社が、納品後の更新まで含めていた、という逆の場合も起きます。内訳を工程ごとに見ないと、何が入っていて何が抜けているかは分かりません。

社内に残る作業を数えていない

外注しても、業務の中身を話す人と、上がってきた原稿を確かめる人は社内に要ります。見積書に載るのは依頼先の作業だけで、社内の担当者が使う時間は、どの会社の見積もりにも書かれていません。ヒアリングの回数が多い会社ほど、社内の担当者が席を外す時間も増える計算です。

どの条件から決めればよいか分からない段階でも、マニュアル作成の無料相談で、依頼メモの項目を決めるところからご相談いただけます。

マニュアル作成の外注費用は何で決まるか

外注費用は主に、業務の範囲・中身の込み入り方・ヒアリングの回数・納品の形・納品後の更新で変わります。これらを頼む側が決めずに問い合わせると、見積もりの前提が会社ごとにずれたままです。

• 業務の範囲：何業務分を作るか。範囲が広いほど、ページ数と工程が増える
• 中身の込み入り方：判断の分かれ道が多い業務は、聞き取りと確認の回数が増える
• ヒアリングの回数：誰に、何回、1回何時間聞くか
• 納品の形：紙・スライド・Web・動画のどれで受け取るか
• 納品後の更新：修正や追加を見積もりに含めるか、そのつど払うか

見積もりの単位も会社によって違い、ページごとの単価で出す会社、一式で出す会社、月ごとの契約で出す会社があります。単位が違う見積もりは、上の5つを同じにしてからでないと並べられません。

各社が公開している金額の目安は、前提の条件がそれぞれ違うため、自社に届いた見積もりを比べる物差しにはなりません。２.１のマニュアル作成代行はHPに金額を載せておらず、ご相談で状況とご予算を伺ってから提案しています。

依頼メモ1枚でマニュアル作成の外注条件を揃える

依頼メモは、3社に同じ前提で見積もってもらうために、頼む側が先に書く1枚の紙です。6項目を埋めたら、問い合わせのメールに貼るか添付して、3社に同じメモを送ります。

マニュアル職人の私がご相談を受けるときも、金額より先に、対象の業務と、その中身を誰に話してもらうかを伺います。下の記入例は、従業員40名の会社が、受注から出荷までの業務のマニュアルを頼む場合です。

2の範囲は、業務の行数で書きます。業務の洗い出し方法のやり方で業務を1行ずつ書き出しておけば、行数はすぐに数えられます。行数が書いてあると、依頼先はページ数を自分で仮定せずに見積もれます。

3の手持ちの資料は、古くても量が少なくても、あるものをそのまま書くのが基本です。同じ業務の手順書が社内に何本もあって、どれが最新か分からないときは、マニュアル整理の手順で使われている版を1本に決めてから書いてください。依頼先が古い版を元に原稿を作り、あとで作り直しになるのを防げます。

4は、見積もりを頼む前に社内で決めておく項目です。話せる人がベテラン1人だけなら、その人の予定でヒアリングの回数が決まります。誰に話してもらい、誰が原稿を確かめるかは、マニュアル作成の担当者の決め方の割り振りを使って、先に名前を入れておくのが早道です。話せる人と、空けられる時間がメモにあれば、依頼先はその時間の中で終わる計画を出せます。２.１の場合は、原稿を書くマニュアル職人が月1回からヒアリングに伺います。

範囲が広く、一度に頼みきれない業務は、工程に分けて最初の1工程だけを頼む方法もあります。工程の分け方は、業務フローの手順書の作り方で説明しました。

届いた3社の見積もりを1つの表に並べる

見積もりが届いたら、合計の金額を見る前に、3社の中身を同じ行に書き写します。列に会社を、行に比べる中身を置き、最後の行に、見積もりに載らない社内の作業を足します。下の表は、記入例の依頼メモを3社に送った場合の書き写し方の例です。

「記載なし」が残った項目は、その会社に確認します。答えが返ってきてから合計を見ると、安く見えた理由が範囲の狭さなのか、工程の抜けなのかが分かります。

見積もりに載らない社内の作業の行には、担当する人と、かかる時間を書きます。B社の合計が小さく見えても、範囲に入っていない業務は社内の誰かが書くことになり、その時間はどの見積もりにも出てきません。社内に残る作業の時間も並べたうえで、3社の合計金額を比べてください。

納品後の更新の行には、社内で直すなら、誰が直すかを担当まで書きます。直す担当が異動や退職で替わると、更新はそこで止まるからです。担当を替えるときの渡し方は、引き継ぎ書の書き方で、後任に試してもらう手順まで書いています。

２.１のマニュアル作成代行では、書く・図にする・整える作業をマニュアル職人が引き受け、依頼する会社の方には、ヒアリングと原稿の確認にだけ時間を使っていただきます。事前の資料作成は要りません。それでも業務の中身を決めるのは依頼する会社なので、どの依頼先を選んでも、表の最後の行は空欄になりません。

マニュアル作成の外注先を4つのタイプで比べる

社内に残る作業がいちばん多いのは、ツールを入れて社内で作る場合で、書く作業まで社内で受け持ちます。表は一般的な傾向で、金額は入れていません。

社内で書く場合は、下書きを生成AIに任せる方法もあります。AIに渡す素材と指示の作り方は、ChatGPTでの手順書の作り方にまとめました。

依頼メモを書いて見積もりを揃える進め方は、マニュアル化する業務が決まっている会社に向いています。その業務を話せる人が、月に数時間を空けられることも条件です。どの業務からマニュアル化するかがまだ決まっていない会社には向いていません。この段階で見積もりを頼んでも、依頼メモの2が埋まらないからです。その場合は、業務を書き出して最初の1業務を決めるところから始めてください。

マニュアル作成の外注費用でよくある質問

資料がなくても、予算が決まっていなくても、見積もりの相談はできます。

Q1. 資料が何もなくても、外注できますか？

できます。依頼メモの3には「資料なし」と書いてください。２.１のマニュアル作成代行でも、何も資料化されていない状態からご依頼いただけます。マニュアル職人が担当の方に業務の工程とやり方を伺い、整理して原稿にする進め方です。

Q2. 予算が決まっていなくても相談できますか？

できます。予算を書かずに依頼メモを送り、各社に「この条件ならいくらか」を出してもらえば、社内で予算を決める材料になります。２.１では、オンラインで状況を伺い、予算の目安をお伝えしています。

Q3. 見積もりは何社に頼めばよいですか？

２.１の目安は3社です。2社だけだと、金額の差がどちらの前提のずれから来ているのかを見分けにくく、3社あれば、1社だけ外れた前提に気づけます。4社以上に頼むと、表に書き写す手間と、質問のやり取りが増えます。

Q4. 外注したあと、社内の担当者は何をしますか？

社内の担当者の仕事は、ヒアリングに答えること、上がってきた原稿を確かめること、納品後に変わった手順を直すことです。原稿を確かめるときは、「それ、新人にできますか？」と問いながら、その業務を知らない人が原稿だけで手を動かせるかを見てください。

まとめ｜依頼メモを埋めてから3社に送る

社長に頼まれた外注費用の調べものは、問い合わせのメールを書く前に、依頼メモの6項目を埋めるところから始めてください。同じメモを3社に送り、届いた見積もりを表に書き写して、最後の行に、見積もりに載らない社内の作業を人と時間で足します。そこまで揃えば、どこが高くどこが安いのか、その差がどの行から来ているのかを、表1枚で社長に説明できます。

依頼の前に社内で目を通しておけるマニュアル作成の無料資料も用意しています。依頼メモのどの欄が埋まらないかを相談したいときは、下の窓口からご連絡ください。

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