マニュアル作成の依頼時に必要な情報とは？依頼成功のためのステップバイステップガイド

マニュアル作成TOP

コラム

マニュアル作成の依頼時に必要な情報とは？依頼成功のためのステップバイステップガイド

マニュアル作成の依頼時に必要な情報とは？依頼成功のためのステップバイステップガイド

1. はじめに

近年、ビジネスの効率化や品質向上のために、業務手順を明確にするマニュアル作成が重要視されています。しかし、専門的な知識や時間をかけてマニュアルを作成することは、なかなか難しいと感じる方も多いでしょう。そこで注目されるのが、この業務を専門に行うマニュアル作成代行サービスです。

マニュアル作成依頼をするときに必要な情報、依頼の手順、代行サービスの選び方など、初めてでも安心して依頼ができるように、本記事ではそのポイントを詳しく解説します。マニュアル作成を考えている方はぜひ参考にしてください。

次章からは、マニュアル作成依頼で必要な情報について詳しく見ていきましょう。

マニュアル作成依頼の必要性

マニュアル作成を外部の専門業者に依頼することは、企業活動において多くのメリットをもたらします。

最も大きな理由としては、専門的な知識とスキルを持つプロフェッショナルによる高品質なマニュアルが作成可能なことです。ユーザーやスタッフが抱える課題や問いに対し、適切で理解しやすい解答を提供する形でのマニュアル作成は、専門性を求められます。

また、社内リソースの節約も大きなメリットの一つです。マニュアル作成は時間と労力を必要としますが、これを外部の業者に依頼することで、社員が本来の業務に集中できる時間を確保することができます。

下記の表にその他のメリットを示します。

メリット	詳細
多角的な視点	企業外の人間が作成することで、新たな視点やアイデアが生まれる
更新・改訂のスムーズさ	業者に依頼することで、定期的な更新・改訂をスムーズに行える

以上のようなメリットから、マニュアル作成の依頼は企業にとって重要な選択となります。

2. マニュアル作成依頼で必要な情報とは？

マニュアル作成の依頼を行う際には、以下の3つの情報が必要となります。

依頼内容の詳細: マニュアル作成の目的や、マニュアルを使用するユーザーの特性、さらには作成したいマニュアルの範囲や詳細な内容を具体的に示す必要があります。
目指すマニュアルの品質・形式: マニュアルのレベル（ビギナー向け、経験者向けなど）、形式（PDF、動画、インタラクティブなウェブページなど）、デザイン、レイアウト等も依頼時に明記しましょう。
期待する納期と予算: 作成を希望する時間枠と、予算も重要な依頼情報です。適切なスケジュールとコスト感を代行業者に伝えることで、スムーズなマニュアル作成が可能となります。

これらの情報は、マニュアル作成依頼をクリアかつスムーズに進め、より良い品質のマニュアルを得るための重要な要素となります。

依頼内容の詳細

依頼内容の詳細を提出する際は、以下の要点を押さえましょう。

マニュアルの目的：マニュアルが何を目指しているのか明確にします。例えば、新入社員の教育、特定の業務の手順説明など、具体的な目的を設定します。
想定読者：マニュアルは誰を対象としていますか？新入社員、営業部のスタッフ、エンドユーザーなど、対象者を特定することで理解しやすいマニュアルに仕上がります。
マニュアルの内容：どのような情報を含めるべきか、詳細をリストアップします。具体的な業務手順、使用するツールやソフトウェアの説明など、必要な情報を詳しく書き出しましょう。

以上の3点を明確にすることで、マニュアル作成業者にとっても依頼内容が理解しやすくなり、より高品質なマニュアルが作成できます。

目指すマニュアルの品質・形式

依頼するマニュアル作成において、その品質と形式は非常に重要な要素となります。品質については、マニュアルの内容が正確で分かりやすく、目的に適したレベルであることが求められます。特に、専門的な内容については、専門知識を持つ編集者に依頼することが理想的です。

一方、形式については以下のように考慮することが求められます。

【表1】

ペーパーベースかデジタルベースか
ビジュアル（図や写真）の使用度
ステップバイステップ形式か、Q&A形式か
使用する言語（日本語のみ、または多言語）

これらの要素を明確にし、依頼をすることで、希望するマニュアルが作成される確率が高まります。

期待する納期と予算

マニュアル作成依頼の際は、「期待する納期」と「予算」の設定が重要です。

まず、納期を明確に伝えましょう。特に、マニュアルの利用開始日やプロジェクトのスケジュールに合わせて納品期日を指定する場合は、依頼時にその旨を伝えることが必要です。例えば、「2ヶ月後のプロジェクト開始までに完成させたい」といった具体的な日程を示すことで、作成代行業者もスケジュールを立てやすくなります。

次に、予算設定です。マニュアル作成代行業者により料金体系は異なるため、予算内で依頼できる内容を確認しましょう。予算と依頼内容がマッチしない場合は、マニュアルの範囲や詳細度等を調整し、予算内で最適なマニュアルが作成できるように相談しましょう。

マニュアル作成依頼時にはこのように「納期と予算」の明確な設定がスムーズな進行につながります。

3. マニュアル作成依頼のステップバイステップガイド

マニュアル作成依頼のフローは以下の4つのステップで進めます。

■ステップ1: マニュアル作成代行を選ぶ基準まず最初に、代行業者を選ぶ基準を設定します。品質はもちろん、コストや納期、取り扱い範囲など要望に合う業者を選びましょう。

■ステップ2: 依頼できる業務範囲の確認次に、選定した業者が依頼したい業務を対応できるか確認します。専門性や経験値も重要なポイントです。

■ステップ3: 依頼内容の具体化と見積もり依頼具体的な依頼内容を明確にし、見積もりを依頼します。ここでは、マニュアルの範囲、形式、ページ数など詳細を決定します。

■ステップ4: 契約と開始見積もりが合意できれば、契約を結び、作成を開始します。納期や修正回数など、細かい条件も忘れずに確認しましょう。

これらのステップを踏むことで、スムーズにマニュアル作成依頼が進行します。

ステップ1: マニュアル作成代行を選ぶ基準

マニュアル作成を依頼する代行業者選びは、成功の第一歩と言えます。基準としては、実績、信頼性、コストパフォーマンスが挙げられます。

まず、実績についてです。これまでにどのようなマニュアルを作成し、どの程度の顧客満足度を得ているかを確認しましょう。これは、その業者があなたの求める品質を提供できるか否かの指標となります。

次に、信頼性です。納期やお見積もりに対する対応が適切であるか、また納品後のアフターフォローが手厚いかなど、信頼できる業者選びには欠かせません。

最後に、コストパフォーマンスです。予算内で高品質なマニュアルを作成できる業者を選びましょう。ただし、安さだけを追求すると品質が犠牲になる場合もあるため、バランスを見つつ選ぶことが大切です。

ステップ2: 依頼できる業務範囲の確認

マニュアル作成代行に依頼する際には、その業務範囲の確認が必要です。どのようなマニュアルを作成してくれるのか、専門性を持つ分野は何かなどを把握するためです。

例えば、IT系のマニュアル作成に強い代行業者や、法令遵守が求められる医療分野のマニュアルに強い業者など、専門性を持つ代行業者が存在します。また、紙のマニュアルのみならず、Webやデジタルメディアに対応したマニュアル作成が可能な業者もあります。

以下の表に、依頼できる業務範囲の確認ポイントを示します。

確認ポイント	説明
専門性	代行業者が専門とする分野を確認します。
マニュアル形式	紙媒体だけでなく、Webやデジタルメディアに対応しているかを確認します。
言語	多言語対応が可能な代行業者もありますので、必要に応じて確認します。

これらの確認を行うことで、自社のニーズに最も合うマニュアル作成代行業者を選ぶことができます。

ステップ3: 依頼内容の具体化と見積もり依頼

依頼内容を具体化する際は、マニュアル作成の目的と目標、作成に必要な資料や情報、期待する納期や予算などを明確に伝えましょう。これが具体的であればあるほど、代行サービスは適切な見積もりを出しやすくなります。

例えば、以下のような項目を明記するとよいでしょう。

【依頼内容の具体化チェックリスト】

マニュアルの目的：新入社員教育、技術伝承等
マニュアルのターゲット：新入社員、既存社員等
必要な資料：過去のマニュアル、関連資料等
期待する納期：1ヶ月後、半年後等
予算：10万円、50万円等

見積もりを依頼する際は、上記の内容を含む詳細な依頼書を作成し、複数の代行サービスに送付します。それぞれのサービスから提出された見積もりを比較検討し、最終的なパートナーを選びましょう。

ステップ4: 契約と開始

ステップ4では、明確な契約を締結し、マニュアル作成の実作業を開始します。契約書には、以下の項目が詳細に記されることが重要です。

作業範囲：依頼したマニュアル作成業務の範囲を明確にします。
納期：期待する納期や進行スケジュールを記載します。
価格：作業費用やその他費用（例：追加作業費）を正確に明記します。
その他の条件：修正範囲や著作権等、双方が把握すべき事項を記載します。

契約を締結した後は、作成業務がスムーズに進行するよう、定期的なコミュニケーションを取りましょう。ここでの協力体制が、高品質なマニュアル完成に繋がります。

4. マニュアル作成代行の選び方とおすすめサービス

マニュアル作成代行を選ぶ際、以下の点に注意してください。

１）実績と評判：多くの企業から信頼され、成功した結果を出しているか？２）コミュニケーション：依頼内容をしっかりと理解し、適切にフィードバックができるか？３）コスト：予算内で高品質なマニュアルを作成してくれるか？

また、おすすめのマニュアル作成代行サービスとして、「マニュアルプロ」があります。多数の業界に対応し、専門的な知識を持ったスタッフが、企業のニーズに合わせたマニュアル作成をサポートしています。

代行サービスの選び方

マニュアル作成依頼をスムーズに進めるためには、代行サービスの選び方が非常に重要です。以下に具体的な選び方を3つのポイントで紹介します。

1.実績と信頼性：マニュアル作成代行業者の過去の実績を確認しましょう。クライアントの評価や口コミ、完成したマニュアルの品質などをチェックすることが重要です。

2.対応範囲：依頼したいマニュアルの種類に対応しているか確認しましょう。IT、製造業、医療など、業界やマニュアルの種類により専門性が求められる場合があります。

3.コストパフォーマンス：予算内で依頼できるか、またその料金で期待する品質が得られるかを見極めましょう。安価な代行業者でも品質が低ければ意味がありません。

以上の3つを基準に、最適なマニュアル作成代行サービスを選んでください。

5. マニュアル作成代行のメリットとデメリット

マニュアル作成代行には、数多くのメリットが存在します。第一に、専門的な知識を持つプロによるマニュアル作成が可能となります。これにより、高品質なマニュアルが期待できます。また、自社の労力を減らし、本来の業務に集中することが可能となります。さらに、納期の短縮やコスト削減も期待できます。

一方で、デメリットとしては、制作過程が見えにくいことが挙げられます。また、自社のビジョンやニーズを完全に理解してもらうためのコミュニケーションが必要となります。

メリット	デメリット
専門的知識による高品質なマニュアル作成	制作過程が見えにくい
本業に集中可能	自社のビジョンやニーズを理解してもらうためのコミュニケーションが必要
納期短縮・コスト削減	—

メリット一覧

マニュアル作成代行には以下のようなメリットがあります。

専門性：マニュアル作成のプロに依頼することで、専門的な知識と経験を活かした高品質なマニュアルが作成可能です。
時間効率：自社でマニュアルを作成するとなると、その分の時間と人材が必要ですが、代行に出すことでその手間を省くことができます。
視点の多様性：社内では見落としがちなポイントも、外部の専門家からの視点で捉えることが可能となります。
更新・改良のサポート：マニュアルは常に更新・改良する必要があり、代行サービスならそのサポートも受けられます。

これらのメリットを活かせば、より効率的かつ品質の高いマニュアル作成が可能です。

デメリット一覽

マニュアル作成代行には便利な面が多いですが、デメリットも存在します。

一つ目は、依頼したマニュアルが企業文化や業務フローを完全に反映しきれない可能性がある点です。マニュアル作成業者は外部の専門家で、企業内部の事情やニュアンスを完全に理解するのは難しいでしょう。

二つ目は費用面です。自社で作成すれば人件費のみですが、依頼するとその分の費用が必要となります。

三つ目は納期管理です。依頼先のスケジューリング次第で納期に影響が出る可能性があります。

デメリット	詳細
企業文化の反映	企業内の独自の文化や業務フローを完全に理解し反映しきれない
費用	依頼による費用が発生
納期管理	依頼先のスケジューリングに左右される

これらを踏まえ、利用の際は十分な情報提供や納期確認を行うことが大切です。

6. マニュアル作成代行に依頼する際の注意点

マニュアル作成代行に依頼する際には、以下の3つのポイントに注意しましょう。

予算の見直し 予算はマニュアル作成の品質や納期、作業量に大きく影響します。自社の予算を見直し、それに見合った依頼内容を明確にすることが重要です。
全情報の提供 マニュアル作成に必要な全ての情報を提供することが求められます。詳細な情報を伝えることで、より質の高いマニュアルが作成され、誤解や手戻りを防ぐことができます。
納期スケジュールの確認 納期が迫っている場合や、長期プロジェクトの場合は特に、納期スケジュールを確認し、早めに依頼することがおすすめです。

これらの点を押さえ、効果的なマニュアル作成代行依頼を行いましょう。

予算の見直し

マニュアル作成には、内容の詳細さや専門性、ページ数などにより、予算が変動します。予算を見直すことは、マニュアル作成の成功に欠かせません。

まず、依頼したいマニュアルの規模や内容について把握し、それに見合った予算を立てることが重要です。依頼を出す前に自社の経済状況を把握し、どの程度の予算を配分できるかを考えてみましょう。

また、マニュアル作成には些細な変更や修正が頻発することもありますので、初めの見積もり額だけでなく、追加費用も考慮に入れるべきです。以下にその詳細を表にまとめました。

点検項目	説明
マニュアルの規模	ページ数、節数などで費用が変動します
内容の専門性	専門的な知識を必要とするかどうかで費用が変動します
変更・修正の頻度	頻繁に修正が必要な場合、追加費用を考慮する必要があります

予算を見直すことで、マニュアル作成のプロセスが円滑に進み、結果的に質の高いマニュアルを導き出すことができます。

マニュアル制作に関する全ての情報を提供

マニュアル作成依頼をする際、必要な情報を全て提供することは非常に重要です。具体的には以下の要素が含まれます。

マニュアルの目的: 何を伝えたいのか、どのような行動を促したいのかを明確にします。
対象者: マニュアルを利用する人々の知識レベルや経験を把握し、その視点で情報を整理します。
内容の詳細: マニュアルで取り扱うプロセス・手順・規則等の全範囲を網羅します。
使用する言語: 専門用語や業界用語の使用について指示します。理解しづらい言葉はなるべく避けることが望ましいです。

これらの情報を十分に提供すれば、依頼先はより具体的かつ効果的なマニュアルを作成できます。

納期スケジュールの確認

納期スケジュールの確認は、マニュアル作成依頼時に重要なポイントです。まず初めに、自社の必要な時期を明確にしましょう。その後、依頼した代行会社にその納期が可能かどうかを確認します。期限を厳守することで業務の遅延を防ぎ、効率的な進行が可能となります。

例えば以下のようにスケジュールを立てると良いでしょう。

日程	内容
4月1日	依頼の内容確定
4月5日	作成依頼の提出
4月10日	途中経過の確認
4月25日	マニュアルの完成・納品

スケジュールを具体的に設定して共有することで、互いの認識合わせが容易になり、スムーズな制作が進められます。

7. まとめ

マニュアル作成依頼を成功させるには、まず依頼内容の詳細を明確にすることが重要です。依頼するマニュアルの品質・形式、予想する納期と予算を把握しておくことは、適切な代行サービスを選び、適切な見積もりを得るために必須です。

また、作成代行サービスを選ぶ際の基準や、依頼可能な業務範囲の確認、依頼内容の具体化と見積もり依頼、契約と開始の手続きも理解しておくことが求められます。

さらに、作成代行サービスのメリットとデメリットを理解し、予算の見直しや全ての情報の提供、納期スケジュールの確認など、依頼時の注意点も押さえておく必要があります。

以上の点を押さえ、マニュアル作成依頼の成功に向けた準備を整えましょう。

マニュアル作成依頼の成功に向けたポイント

マニュアル作成依頼の成功に向けては、いくつかの重要なポイントがあります。

明確な依頼内容：具体的なマニュアルの目的と要求内容をはっきりさせること。必要な情報を省略せず、要望が具体的であればあるほど作成者は理解しやすくなります。
予算と納期の明示：作成の予算と納期スケジュールを明確に示すこと。これにより作成者は計画を立てやすく、トラブルを防げます。
適切な反馈：初稿が完成したら、具体的で建設的なフィードバックを提供すること。これにより作成者とのコミュニケーションが円滑になり、望む結果へと繋がります。

これらのポイントを踏まえ、必要な情報を整理・提供すれば、マニュアル作成依頼の成功に大きく寄与します。