【成功のポイント】マニュアル作成の委託先を選ぶ際の注意点とは？

1. はじめに：マニュアル作成の委託とは

マニュアル作成の委託とは、企業が自社の業務手順や製品の使用方法を明示的に示すための「マニュアル」を、専門的な知識や技術を持つ外部の業者に依頼することを指します。マニュアルは、新たな従業員の教育や業務改善の一環として非常に有効なツールですが、その作成は専門性を必要とします。

【マニュアル作成委託のメリット・デメリット】

メリット	デメリット
高品質なマニュアルが作成可能	費用が掛かる
属人化の防止	業務情報の外部漏洩のリスク
業務効率化	委託先選びの難しさ

委託により、専門知識を持つプロによる高品質なマニュアル作成が可能となる一方で、費用や情報漏洩のリスクを考慮する必要があります。また、最適な委託先を選ぶのも重要な課題です。

(1) マニュアル作成委託の概要

マニュアル作成委託とは、企業が業務手順や製品の扱い方などを明示するためのマニュアル作成を、外部の専門業者に依頼することを指します。例えば、新入社員教育のためのオンボーディングマニュアル、製品の操作マニュアル、システム操作マニュアル等がこれに該当します。

依頼形式は以下の3種類が主流です。

1. 専門業者に直接依頼：内容や形式の詳細を直接業者と打ち合わせ、業者がマニュアル作成を行います。
2. クラウドソーシング：オンライン上の複数の業者やフリーランスに依頼、競争的に素早く、多様な案を得ることが可能です。
3. アウトソーシング：長期的な視点でパートナーシップを組み、マニュアル作成だけでなく、その他の業務も外部化します。

各形式にはそれぞれ特長と利点があり、企業の課題やニーズに応じて選択されます。

(2) マニュアル作成委託のメリット・デメリット

【本文】

マニュアル作成の委託には、大きく分けて以下のようなメリットとデメリットが存在します。

【メリット】

1. 専門性： 専門的な知識を持つ業者に依頼することで、質の高いマニュアルを作成することが可能です。
2. 時間の節約： 内部でマニュアルを作成する場合、多くの時間とリソースを必要としますが、委託することでその負担を軽減できます。
3. 外部視点： 自社だけでは気付かない視点でマニュアル作成することができ、よりユーザーフレンドリーなマニュアルが作成可能です。

【デメリット】

1. 費用： 質の高いマニュアルを作成するためには、それなりの費用が発生します。
2. 機密情報の管理： マニュアル作成のために社内情報を外部に開示する際には、情報漏洩の危険性があります。

マニュアル作成の委託は、これらのメリットとデメリットを十分に理解した上で、自社のニーズに最も合った方法を選択することが重要です。

2. 委託先を選ぶ際のポイント

マニュアル作成を外部に委託する際、以下の４つのポイントを把握することが重要です。

1. 依頼できる業務範囲：全てのマニュアル作成を委託するのか、部分的に委託するのかを明確にします。例えば、執筆だけを委託し、校正・レビューは社内で行う等、ニーズに合わせた業務範囲を依頼先選びに活かしましょう。
2. 社内作成と外部委託の比較：予算や時間、品質など、全体のコストを考えた上で委託先を選びます。社内作成が困難な場合や、高品質なマニュアルを作成したい場合は外部委託が有効です。
3. セキュリティ体制：委託先のセキュリティ体制は適切か確認しましょう。機密情報を含むマニュアル作成では、情報漏洩防止策が万全な委託先を選びます。
4. 実績と信頼性：過去の案件実績や評価を確認します。評判や信用性、顧客満足度などをチェックし、信頼できる委託先を選びましょう。

(1) 依頼できる業務範囲

マニュアル作成の委託先に依頼できる業務範囲は様々です。主に以下のような業務が含まれます。

1. マニュアルの企画・構成・作成
2. 既存マニュアルの改訂・更新
3. マニュアルの翻訳・多言語化
4. マニュアルに関連する各種資料の作成

具体的な業務内容は委託先により異なります。一部の業者は特定の業界や分野に特化したマニュアル作成を行っており、その他の業者は全般的なマニュアル作成を手掛けています。

また、依頼する業務範囲は、自社のニーズにより変わります。新規マニュアル作成が必要な場合や、既存マニュアルの品質向上を求める場合など、具体的な要件を明確にし、それに適した委託先を選ぶことが重要です。

(2) 社内作成と外部委託の比較

マニュアル作成を社内で行う場合と外部に委託する場合、それぞれの特性を理解して選択することが重要です。

まず、社内作成の最大のメリットは、社内の事情や業務フローを深く理解しているため、細部まで具体的なマニュアルを作成することが可能です。しかし、時間と人材のコストが高くなるというデメリットも存在します。

一方、外部に委託する場合、専門的な知識を持ったプロがクオリティの高いマニュアルを作成します。しかし、企業の内部事情を深く理解するのは難しく、コミュニケーションが必要となります。

以下の表で詳しく比較します。

	社内作成	外部委託
メリット	細部まで具体的	高品質
デメリット	コストが高い	事情理解難

選択する際は、社内の状況と目的に合わせて適切な方法を選ぶことが求められます。

(3) セキュリティ体制

マニュアル作成を委託する際、依頼先のセキュリティ体制も重要な選択基準となります。マニュアルには敏感な情報が含まれることもあり、その安全性を確保するためには適切なセキュリティ体制が必要です。

例えば、次のようなセキュリティ体制を持つ委託先を選ぶことが推奨されます：

• データの暗号化：依頼したマニュアルのデータが第三者に漏洩しないよう、データの暗号化を行っているか確認してください。
• 守秘義務契約：委託先と守秘義務契約を結ぶことで、情報の漏洩を防ぐことができます。

また、依頼先のセキュリティ体制については、事前に明確に確認し、必要に応じて契約内容に盛り込むことが重要です。これにより情報漏洩のリスクを最小限に抑え、安心してマニュアル作成を委託することができます。

(4) 実績と信頼性

マニュアル作成の委託先を選ぶ際、その業者の実績と信頼性は重要な選択基準の一つです。具体的な実績は、委託先がどのような業界、企業でどのようなマニュアルを作成してきたかという具体的な情報を指します。これにより、その業者が自社の業界知識を理解し、適切なマニュアルを作成できるかが見えます。

また信頼性には、過去のクライアントからの評価やフィードバックが含まれます。これらの情報は、委託先の信頼性を判断する上で非常に役立ちます。

以下に、実績と信頼性をチェックするポイントを表形式で示します。

実績チェック	信頼性チェック
過去に作成したマニュアルの種類と数	過去のクライアントの評価
扱う業界の範囲	業界内での評判
コンサルティング経験	継続的な依頼の有無

これらを踏まえ、実績と信頼性が確認できる委託先を選ぶことが重要です。

3. マニュアル作成委託先の選び方

マニュアル作成の委託先としては、専門業者、クラウドソーシング、アウトソーシングの3つが主な選択肢となります。

(1) 専門業者の選び方 専門業者は、マニュアル作成のプロが集結しています。その実績やスキルを見極めることが重要です。また、納期や費用、品質などの条件をクリアできるか確認しましょう。

(2) クラウドソーシングの選び方 クラウドソーシングは、様々なフリーランスが参加しており、コストパフォーマンスが高いのが特徴です。しかし、出来上がりの品質や納期管理には注意が必要です。

(3) アウトソーシングの選び方 アウトソーシングは、専門業者に業務全体を委託する方法です。こちらも納期や費用、品質などの条件を満たしているか確認し、信頼性が高い業者を選びましょう。

これらの中から、自社のニーズとバランスをとりながら最適な委託先を選びましょう。

(1) 専門業者の選び方

マニュアル作成の専門業者を選ぶ際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。

まず、その業者が手掛けてきたマニュアル作成の実績を確認します。過去の作業結果やクライアントの評価を元に、提供されるマニュアルの品質や信頼性を判断します。また、マニュアル作成に関する専門的な知識やスキルを持っているかどうかも重要なポイントです。

次に、業者の対応能力も考えます。急な依頼や変更要望に柔軟に対応できるか、また納期を守ることができるか確認しましょう。

最後に、コスト面も見逃せません。質が高くても予算を大幅に超える業者は選ぶべきではありません。複数の業者から見積もりを取り、品質とコストのバランスを考え選んでください。

これらを踏まえた上で、最適な業者を選びましょう。

(2) クラウドソーシングの選び方

クラウドソーシングでマニュアル作成を委託する際は、以下の3つのポイントに注意しましょう。

1. 評価と実績：作業者の評価や過去の実績を確認しましょう。優れた実績と高評価を持つ作業者は、高品質なマニュアル作成が期待できます。
2. コミュニケーション能力：作業者とのコミュニケーションがスムーズに行えるかどうかも重要です。適切なフィードバックと情報共有が可能な作業者を選びましょう。
3. 費用：予算内で質の高いマニュアルを作成できる作業者を探すことが重要です。費用と品質のバランスを考慮しましょう。

これらのポイントを考慮し、クラウドソーシングでマニュアル作成を委託することで、コスト削減と効率の良い進行が期待できます。

(3) アウトソーシングの選び方

アウトソーシングの場合、専門性とコストパフォーマンスがポイントとなります。まず、マニュアル作成に関する専門知識と実績を持つ業者を選びましょう。その際、以下のポイントを重視すると良いです。

1. 過去の実績と評判：依頼する業者の評判と過去の成果物を確認します。評判は口コミサイトやレビュー、SNS等から調査できます。
2. コストパフォーマンス：料金設定が明確で、結果に見合う価格設定がされているかを見極めます。

また、アウトソーシング先のコミュニケーション能力も重要です。マニュアル作成は意図を正確に伝える必要がありますので、情報共有がスムーズに行えるパートナーを選ぶことが望ましいです。

4. マニュアル作成委託のメリット

マニュアル作成を外部に委託することには大きなメリットがあります。

(1) 高品質なマニュアルが作成できる 専門的な知識と経験を持った業者に委託することで、より質の高いマニュアル作成が可能になります。視覚的にわかりやすく、業務の流れを的確に捉えた内容になることが期待できます。

(2) 業務の属人化を防止できる 業務の属人化は、一部のスタッフしか業務手順を理解していないというリスクを孕んでいます。専門業者によるマニュアル作成では、その属人化を避け、万が一の人事変動でも業務をスムーズに継続できます。

(3) 業務効率化や生産性向上につながる マニュアル作成を社内で行うと、その時間やリソースが他の重要な業務から削られます。一方、外部に委託することで、社内リソースを有効活用し、業務の効率化や生産性向上を実現できます。この結果、企業全体のパフォーマンスも向上します。

(1) 高品質なマニュアルが作成できる

マニュアル作成を専門とする業者に委託することで、高品質なマニュアルの制作が可能となります。専門業者は、マニュアル作成のノウハウを持つだけでなく、文書の視覚的な魅力やわかりやすさを追求した設計も得意としています。また、ターゲットとなるユーザーに合わせたわかりやすい表現や、効果的な図解の使用も可能です。

具体的なメリットを以下の表にまとめます。

文書の魅力	プロフェッショナルなデザインとレイアウト
表現のわかりやすさ	ユーザー目線の内容と表現
図解の利用	視覚的に理解しやすい図解の使用

これらの要素は、マニュアルの理解度を大幅に高めるため、高品質なマニュアル作成において重要です。専門業者の力を借りることで、これら全てを満たしたマニュアル作成が可能となります。

(2) 業務の属人化を防止できる

マニュアル作成を委託する最大のメリットの一つに、「業務の属人化を防止できる」という点があります。属人化とは、特定の個人やチームだけが業務を理解し、それ以外の人が関与できない状況のことを指します。

この状態は、その業務を担当する人が突然欠勤したり、退職した場合、業務が停滞する大きなリスクを抱えています。しかし、マニュアルがしっかりと作成されていれば、誰でもその業務を引き継ぐことができます。

また、マニュアル作成を外部に委託することで、業務手順が客観的に把握され、ビジネスプロセスの明確化にもつながります。これは、業務改善の一環としても大きな意義を持つため、マニュアル作成の委託は組織全体の効率化に貢献します。

(3) 業務効率化や生産性向上につながる

マニュアル作成の委託は、業務効率化や生産性向上に大いに貢献します。なぜなら、専門的な知識を持った業者が、迅速かつ的確なマニュアル作成を行うため、内部リソースを他の重要な業務に集中させることが可能となるからです。

例えば、以下のようなメリットがあります。

【表1】マニュアル作成委託の効果

効果	内容
業務効率化	マニュアル作成の時間・手間を省き、核心業務に注力可能
生産性向上	専門的に作成されたマニュアルにより、業務遂行のスピードと質が向上

これらを踏まえると、マニュアル作成の委託は、企業全体のパフォーマンスを向上させるための有効な手段と言えるでしょう。

5. マニュアル作成委託の費用相場

マニュアル作成の委託費用は、依頼する作業内容や業者により異なります。一般的には、10ページの基本的なマニュアル作成であれば、約10万円～50万円程度となります。また、専門的な内容や高度な技術が必要なマニュアルでは、100万円を超えることもあります。

詳しくは以下の表をご覧ください。

マニュアル種類	依頼費用の相場
基本的なマニュアル（10ページ程度）	約10万円～50万円
専門知識が必要なマニュアル	約100万円以上

ただし、これらはあくまで一般的な相場であり、具体的な費用は業者との交渉によります。明確な要望を出すとともに、複数の業者から見積もりを取ることで適正な費用を把握することが重要です。

6. 成功のポイント：マニュアル作成の委託先選び

マニュアル作成の委託先選びに成功するためのポイントをいくつかご紹介します。

1. 明確なニーズ理解：委託先はあなたのビジネスや業界の特性を理解し、それに基づいたマニュアルを作成する能力が重要です。
2. 実績と評判：委託先の過去の成果物やクライアントからのフィードバックをチェックしましょう。これにより、その業者が約束を守るかどうかを確認できます。
3. 費用対効果：予算内で最高品質のマニュアルを提供できる委託先を選ぶことも大切です。価格だけでなく、そのサービスがもたらす価値を考慮に入れることが重要です。

これらのポイントを押さえることで、マニュアル作成の委託先選びで失敗するリスクを最小限に抑えることができます。

7. まとめ：マニュアル作成委託で業績アップを実現

結論として、マニュアル作成を外部に委託することで、社内リソースの有効活用、業務効率化、そして業績向上が可能になります。ただし、そのためには以下のポイントを念頭に置くことが重要です。

1. 信頼性と実績がある委託先を選ぶ
2. 自社の要件を理解してくれるパートナーを選ぶ
3. 費用対効果を考慮した契約を結ぶ

表1：マニュアル作成委託での業績アップポイント

ポイント	詳細
信頼性と実績	過去の成功事例やクライアントの評価等を確認
要件理解	自社のニーズを理解し、それに基づいたマニュアル作成が可能なパートナー選び
費用対効果	予算内で高品質なマニュアル作成が可能か見極める

こうしたポイントを踏まえることで、マニュアル作成の委託はあなたのビジネスに大きな価値をもたらすでしょう。最終的には、自社の業績アップへとつながる一助となります。