本記事では、分かりやすい業務マニュアルの作り方について詳しく解説します。業務マニュアルは、新入社員の教育や業務改善に欠かせないツールです。
業務マニュアルの重要性は何でしょうか。それは、社員一人ひとりが業務を遂行するための「地図」であるからです。これがなければ、目的地へのルートが不明確になってしまい、業務遂行の質や速度が低下する可能性があります。
また、業務マニュアルは組織の知識を体系化し、伝達するための「教科書」でもあります。先輩社員が培ったノウハウを後輩社員に引き継ぐためにも、マニュアルが必要となります。
しかし、ただ存在するだけではなく、マニュアルは「わかりやすく」あるべきです。なぜなら、わかりにくいマニュアルは肝心の業務改善につながらないからです。それでは本末転倒です。
以上のように、業務マニュアルは業務の効率化やスキルアップを実現するための重要なツールです。その作成方法やポイントをしっかりと理解して、より良い業務環境を作りましょう。
業務マニュアルとは、当社の業務をスムーズに進行させるための手引書のことです。具体的な業務手順や業務に関連する知識、業務の進行方法などが記されています。業務手順書とは異なり、マニュアルは具体的な作業手順だけではなく、考え方や判断基準も記載されることが特徴です。
業務マニュアル作成のメリットは大きく3つあります。
1.効率的な業務遂行：マニュアルがあることで新人や未経験者でも業務を遂行でき、教育時間の削減や作業ミスの防止につながります。
2.知識・スキルの共有：業務に関する深い理解を全社員で共有することが可能となり、業務の質を向上させることができます。
3.コミュニケーションのスムーズ化：明確な業務マニュアルにより意思疎通の摩擦を減らすことができます。
以上が業務マニュアルの定義とメリットです。次章では、これを踏まえたマニュアル作成の基本ステップについて詳しく説明します。
業務マニュアルとは、組織や企業の業務を遂行するための手続きや流れを明文化した文書のことを指します。これには、業務の進め方、使うツールやシステムの操作方法、緊急時の対応策など、業務に関連するあらゆる情報が記載されます。具体的には、下記のような要素が含まれます。
【表1】業務マニュアルの具体的な要素
業務マニュアルは、新人教育や業務の引継ぎをスムーズに行うための重要なツールであり、これを作成・活用することで業務の効率化や品質向上が期待できます。
業務マニュアルと業務手順書、これらはよく混同されがちですが、それぞれ異なる役割と特性を持っています。まず、業務マニュアルはその名の通り業務全般に関わる内容を記述し、新人教育や業務の標準化・効率化を目指すためのドキュメントです。一方、業務手順書はその中でも「具体的な作業手順」に焦点を当てたもので、業務を行う際のフローチャートやチェックリストなどを詳細に記載します。
以下に、これらの違いを表にまとめました。
| 業務マニュアル | 業務手順書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 業務全般の標準化・効率化 | 具体的な作業手順の明記 |
| 内容 | 業務範囲、目標、役割など | 作業手順、フローチャート等 |
| 利用者 | 全従業員 | 該当業務担当者 |
つまり、業務手順書は業務マニュアルの下位に位置づけられ、より具体的な作業手順を伝えるための資料と言えます。それぞれの特性を理解し、適切に使用することが求められます。
業務マニュアル作成のメリットは以下の3点に集約されます。
以上のように、業務マニュアルの作成は少々手間がかかることもありますが、その効果は大きいと言えます。業務の効率化、質の向上、そして改善の推進。これらを実現するためにも、わかりやすい業務マニュアル作成に挑戦してみてはいかがでしょうか。
業務マニュアル作成の基本ステップを理解することは、わかりやすいマニュアルを作る上で欠かせません。以下に、その4つのステップを解説します。
まず(1)目的と目標の設定です。マニュアルの目的を明確にし、その達成のために必要な目標を立てましょう。例えば、「新入社員が自力で業務を遂行できるようにする」などが考えられます。
次に(2)内容の洗い出しと構成の考え方です。業務の流れを整理し、必要な内容を列挙します。その上で、読み手が理解しやすい順序に整理しましょう。
続いて(3)本文作成のポイントです。詳細かつ明瞭な説明が求められます。言葉選びや表現方法に工夫が必要です。できる限り具体的な例を用いて説明し、図や表を活用するとよりわかりやすくなります。
最後に(4)テスト運用と改善です。作成したマニュアルを実際に使ってみて、問題点や改善点を洗い出します。これは繰り返し行うことで、マニュアルの質を高めることができます。以上が業務マニュアル作成の基本ステップとなります。
業務マニュアル作成の初めの一歩は、目的と目標の設定です。これは、マニュアルがどんな問題を解決するためのものなのか、何を達成したいのかを明確にする大切な工程であり、全体の方向性を示します。
目的は、マニュアルが求められる背景や理由を表します。例えば新人教育の効率化、業務の正確性向上、業務引継ぎのスムーズ化などが考えられます。一方、目標は具体的な成果や効果としてどうなれば良いかを示し、SMART原則（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）に従って設定します。
以下の表は、目的と目標の設定例です。
| 目的 | 目標 |
|---|---|
| 新人教育の効率化 | 新人が独り立ちするまでの期間を現状の半分に短縮 |
| 業務の正確性向上 | エラーレートを現状の5%から3%以下に改善 |
| 業務引継ぎのスムーズ化 | 新任者が自己解決できる問題を現状の70%から90%に向上 |
このように、目的と目標を設定することで、マニュアル作成の方向性が明確になり、その後の内容の洗い出しや構成の考え方がスムーズに進められます。
業務マニュアル作成の大切なステップである、「内容の洗い出しと構成の考え方」について解説します。
まず、業務マニュアルの内容を洗い出す際は、業務の全体像を把握することが重要です。各業務の目的、手順、関連する業務や人物といった情報を明確にしましょう。具体的には、以下のようなポイントを記載します。
次に、これらの情報をどのように構成するかを考えます。一般的には、業務の流れに沿って情報を配置する「時系列」、関連する内容をまとめて配置する「カテゴリー」、重要度や頻度に基づいて配置する「優先度」の3つの構成方法があります。最適な構成は業務の性質やマニュアルの目的によりますので、具体的な状況を考慮しながら選択しましょう。
業務マニュアルの本文作成では、ポイントとして3つ注意すべきです。一つ目は、一貫性です。業務マニュアル全体で表記法や言葉遣いを統一することで、読み手の理解を助けます。具体的には、画像の挿入方法や、用語の使い分けなどを事前に決めておくと良いでしょう。
二つ目はシンプルさです。専門用語や長文は避け、必要最低限の言葉でわかりやすく説明します。また、情報を整理しやすいよう、箇条書きや図表を活用すると効果的です。
最後に、具体性です。抽象的な表現ではなく、具体的な作業手順や事例を示すことで、理解を深めることができます。
以下に、これらのポイントを活かした具体的な本文の例を表で示します。
| 業務手順 | 具体的な操作 | 画像 |
|---|---|---|
| 1. ファイルを開く | 「ファイル」メニューから「開く」を選択します。 | （画像） |
| 2. データを入力する | A列の1行目からデータを順に入力します。 | （画像） |
このような形で一貫性、シンプルさ、具体性を意識しながら本文を作成することで、初めてその業務に取り組む人でもスムーズに作業を進められる業務マニュアルが作れます。
テスト運用は、作成した業務マニュアルが実際の業務に役立つか確認する重要な工程です。作成者が考えていた業務の流れと現場の状況が異なる場合や、記述が不足している部分がある場合には、その都度改善する必要があります。
具体的な手順は以下の通りです。
この過程を繰り返すことで、初めてその業務に取り組む人でもスムーズに業務を進められるレベルのマニュアルを作ることができます。
テスト運用を行う際のポイントは、フィードバックを恐れず、逆に積極的に求めることです。自分が理解していることが、他人にとっても理解しやすいとは限りません。他人の視点を取り入れることで、より分かりやすいマニュアル作成に繋がります。
業務マニュアル作成のコツとして、まずは「読み手の立場に立つ」ことです。新人や他部署の人々が理解できる言葉を用い、専門用語は避けましょう。もし専門用語を使う場合は、必ずその解説を付け加えます。
次に「5W1Hを意識する」ことも重要です。業務の何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）行うのかを明確に示すと、読み手は業務の背景や目的を理解しやすくなります。
また、「チェックリストの活用」も有効です。業務手順をチェックリスト化すると、具体的な作業手順が一覧で確認でき、読み手が迷わずに業務を進められます。
最後に「新入社員がつまずくポイントを明記する」ことで、新人が同じミスを繰り返すことを防ぎます。これらのポイントを押さえて業務マニュアルを作成することで、読み手にとって分かりやすく、使いやすいマニュアルとなります。
業務マニュアル作成の際には、なるべく分かりやすい表現で書くことが大切です。さらにそのためには、読み手の立場に立つことが必要不可欠となります。
例えば、新入社員に向けた業務マニュアルを作成する際には、彼らが業界用語や社内用語、アクロニムにまだ慣れていない可能性を念頭に置かなければなりません。そうした専門用語が出てきた場合には、初めて見る人でも理解できるような言葉で説明するか、あるいはその場で用語の説明を加えてください。
また、各手順に対する具体的な説明だけでなく、なぜその手順が必要なのかという背景や目的も書くと、読み手はより理解しやすくなります。これにより、マニュアルがただの手順書ではなく、業務の理解を深める教材として活用できるようになります。
読み手がどんな立場の人なのか、どんな知識を持っているのかを考え、それを基に情報を選び、分かりやすさを重視した表現を心掛けましょう。それが、真に「わかりやすい業務マニュアル」を作るための一歩となります。
業務マニュアルの作成には、「5W1H」を意識することが重要です。これは、「Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）」の6つの質問に答えることで、業務手順を明確にする方法です。
業務マニュアルでは、例えば「Who」では、その業務を行う対象者を明記します。何を誰が行うのかを明確にすることで、読んだ人が自分が該当するかどうかすぐに理解できます。
また、「What」では、具体的な業務内容を記載し、「When」ではその業務をいつ行うのかを明記します。「Where」では業務の実施場所、「Why」ではその業務がなぜ必要なのかの理由、「How」ではその業務をどう実施するのかの手順を具体的に書くことが求められます。
ここでのポイントは、一つ一つの「W」や「H」をなるべく具体的に記述することです。抽象的な表現だと、読み手にとって理解しにくい可能性があります。
この「5W1H」を意識したマニュアル作成により、誰が見ても理解できる明確な業務手順書の完成に繋がります。
下記は、「5W1H」を用いた業務マニュアル作成の一例です。
| Who | What | When | Where | Why | How |
|---|---|---|---|---|---|
| 新入社員 | 書類の整理 | 毎週月曜日 | オフィス内 | 業務効率化のため | 専用フォルダに分類して保存 |
以上が、「5W1H」を意識した業務マニュアル作成のポイントです。
業務マニュアル作成においては、チェックリストの活用が重要です。チェックリストは、業務手順の全体像を把握しやすくするための有効なツールであり、特に複雑な業務において効果を発揮します。
具体的な作り方は以下の通りです。
これらの方法により、チェックリストは業務マニュアルをより分かりやすく、実用的なものに変える力を持っています。
業務マニュアル作成における重要なポイントの一つが「新入社員がつまずくポイントを明記する」です。新入社員は業務に不慣れで、経験者から見れば当たり前のことでさえ難しく感じることが多いです。
具体的には、新入社員が業務を遂行する上で立ちはだかる可能性のある障害や、間違いやすい箇所を予測し、それをマニュアルに記載します。たとえば、「顧客情報を入力する際、郵便番号を正しく入力せずに進めるとエラーが出る」といったような、初めての人がつまずきやすいポイントを明確に指摘します。
以下に、記載例を示します。
| 業務内容 | つまずきポイント | 対処法 |
|---|---|---|
| 顧客情報の入力 | 郵便番号の誤入力 | 郵便番号は必ず7桁、ハイフン無しで入力 |
これにより、新入社員はあらかじめ注意すべきポイントを把握することができ、スムーズに業務を進められます。また、経験者も新入社員のフォローがしやすくなります。
業務マニュアルを作成する際には、詳細な手順やルールを記載することが求められますが、それだけではなく読みやすさも重要です。
まず、記載すべき内容の一例として、業務の目的、具体的な手順、必要なツールやリソース、その業務の終了条件などが挙げられます。これらを閲覧者が理解しやすい順番で整理し、それぞれについて具体的で明確な説明を加えることが重要です。また、専門用語が必要な場合は、その定義や意味を脚注や注釈で説明すると良いでしょう。
一方、記載すべきでない内容としては、個別の業務に関係ない情報や、業務の進行に必要でない詳細情報などがあります。これらは読者に混乱を与える可能性があるため、避けるべきです。
また、「わかりにくいマニュアルの例」としては、手順が不明瞭であったり、専門用語が多すぎたりする場合があります。これらは読者にとって理解に時間がかかるため、改善が必要となります。手順が不明瞭な場合は、必要な情報を追加し、適切な順番に整理することで解決します。専門用語が多い場合は、適切な言葉に置き換えるか、その用語の意味を明記することで改善できます。
マニュアルを読む人にとって「何を」「どのように」行うべきかが明確に理解できるよう、具体的な作業手順を詳細に記載することが必要です。その際、以下の3つのポイントを意識しましょう。
1.「作業の流れ」 業務の進行順を明確にするため、手順をステップバイステップで書きます。各ステップでは、何を行い、その結果何が起こるべきかを明記します。
例）ステップ1：システムにログイン（IDとパスワードを入力） 結果：マイページが表示される
2.「具体的な操作方法」 具体的な操作方法や操作のポイントを書くことで、ミスを防ぎます。スクリーンショットや図解を活用すると、よりわかりやすくなります。
3.「注意事項」 操作時の注意点や、間違えやすいポイントについては「注意事項」として明記します。これにより、新入社員がつまずきやすい問題を未然に防ぐことが可能です。
これらのポイントを押さえつつ、業務マニュアルを作成することで、新人でもスムーズに業務をこなせるようになります。
業務マニュアル作成の際、明確に避けるべき記載内容が存在します。
1つ目は、極端に専門的な言葉や略語の過度な使用です。これらは業務に精通している人には理解できるかもしれませんが、新人や未経験者にとっては理解が難しい可能性があります。それらを使用する場合は、必ずその意味や用途を説明するようにしましょう。
次に注意すべきは、主観や感情的な言葉の使用です。例えば、「この業務は面倒だ」といった表現は、読者に不安や恐怖を与える可能性があります。業務マニュアルは事実を客観的に伝えるべきであり、主観的な感情表現は避けるべきです。
また、重要なポイントを無駄に冗長に書くことも避けましょう。分かりにくさを生む原因となります。要点を明確に伝え、具体的な手順については可能な限りシンプルに記載することが求められます。
以上のようなコンテンツは、業務マニュアル作成時には避けるべきです。
業務マニュアルの作成に当たり、具体的にわかりにくいマニュアルの例を挙げましょう。例えば、「作業手順が断片的で具体的な操作が不明確」や、「専門用語や略語が多く初心者には理解しにくい」、「何のための手順なのか目的が明確でない」などが挙げられます。これらは、読み手が混乱し、正確な操作ができなくなる原因となるため、改善が必要です。
それではこれらをどのように改善すればよいのでしょうか。具体的な手順は以下の表にまとめました。
| 問題点 | 改善法 |
|---|---|
| 作業手順が不明確 | 詳細なステップバイステップの手順を記述する |
| 専門用語や略語が多い | すべての用語に対してフットノートまたは用語集を作成する |
| 目的が不明確 | 業務の目的と目標を最初に明記する |
上記のように具体的な改善法を踏まえてマニュアルを作成し、わかりやすさを追求することで、初心者でもスムーズに業務に取り組めるようなマニュアルとなります。
業務マニュアル作成には、さまざまなツールが活用できますが、ツール選びにはいくつかの留意点がございます。
まず、最も手軽に始められるのが、Microsoft Officeなどのオフィスソフトを利用したマニュアル作成です。特にExcelやWordは、表や図を用いた視覚的な説明も可能で、手軽に始められる一方で、情報量が多くなると見通しが難しくなる傾向があります。
次に、手順を明確に示すことが可能な手順式マニュアルツールの利点を考えてみましょう。これらはステップバイステップで業務手順を描写でき、視覚的に理解しやすいことから、初心者向けのマニュアル作成に適しています。
最後に、動画式マニュアルツールについて触れておきましょう。これは実際の操作を録画して共有するため、文字だけでは伝えにくい操作手順などを詳細に示すことが可能です。ただし、更新が頻繁な業務には向かないなど、ツール選びには業務内容を考慮する必要があります。
これらのツールをうまく活用し、読み手にとって理解しやすい業務マニュアルを作成しましょう。
業務マニュアル作成には、現代では欠かせないツール、オフィスソフトが大活躍します。その中でも特に活用が推奨されるのは、マイクロソフト社の「Word」や「Excel」です。これらのソフトウェアは、テキスト入力のみならず、図表の挿入や体系的なレイアウトも可能で、マニュアル作成における多機能性を実現しています。
例えば、「Word」は文章中心のマニュアルに適しており、見出しや箇条書きの設定だけでなく、図解も簡単に挿入できます。一方、「Excel」は、表形式の業務手順やチェックリストの作成に適しています。作成したマニュアルは、印刷だけでなく、PDF形式で保存して共有することも可能です。
しかし、単にソフトを使うだけではなく、見やすさや読みやすさを考慮したレイアウトを心がけることが重要です。ツールの使い方をマスターするだけでなく、業務マニュアルを読む人の視点を忘れないようにしましょう。
手順式マニュアルツールを活用することで、業務マニュアル作成の効率化や理解度向上に役立ちます。
その最大の利点は「視覚化」です。手順式マニュアルツールは、業務手順を図やイラストでビジュアルに表現することが可能です。これにより、一連の業務フローが一目で理解でき、業務手順の把握も容易になります。また、矢印や記号を用いて、特に留意すべきポイントを強調することも可能です。
また、手順式マニュアルツールは「更新の容易さ」も魅力です。テキストベースのマニュアルと比較し、一部の手順を更新する際に、全体の流れを見直す必要がないため、効率的な改善が可能となります。
最後に、多くのツールが「共有・協力機能」を備えています。これにより、マニュアルの作成や更新作業を複数人で分担し、効率的に業務を進めることが可能となります。
以上のような利点から、手順式マニュアルツールは業務マニュアル作成において有用なツールと言えます。
動画式マニュアルツールの活用は、言葉だけでは伝わりにくい具体的な手順や操作を視覚的に示すことが可能です。特に、PC操作や機械操作などの業務マニュアルにおいては効果的でしょう。
例えば、スクリーンキャプチャーソフトを使ってPC画面の操作手順を録画し、説明のナレーションを付けることで、視覚と聴覚の両方で情報を伝えることができます。また、スマートフォンなどで撮影した実際の作業風景を元にした動画マニュアルも有効です。
ただし、動画マニュアルは更新が難しく、作成にも時間がかかることから、一度作成したマニュアルが長期間使用される業務に適しています。また、視覚的な情報が多いため、情報整理の工夫やポイントの強調など、視覚的にわかりやすい構成とすることが重要です。
以下に動画マニュアルの作成時のポイントを表形式で示します。
| ポイント | 詳細 |
|---|---|
| 視覚的にわかりやすい | 見やすいフォントや色を使用するなどして視覚的に理解しやすくします。 |
| 情報の整理 | 各ステップごとに分けて説明し、視覚的にも理解しやすいように情報を整理します。 |
| ナレーション | 見ているだけでは理解しにくい部分は、ナレーションで補足説明を行います。 |
このように、動画式マニュアルツールを適切に活用することで、より理解しやすい業務マニュアルを作成することが可能です。
この章では、具体的な業務マニュアルの例とその魅力を詳しく解説します。
各業界には特性に合わせた業務マニュアルが存在します。例えば、製造業では機械を操作する手順や安全対策が詳細に書かれたマニュアルが一般的です。一方、IT業界では新しいソフトウェアの使い方やプログラミングの手順が記載されたマニュアルが必要となります。
業務マニュアルの具体的な例を見ることで、自社のマニュアル作成に役立つ知見を得ることができます。例えば、他社のマニュアルがどのような構成になっているか、どのような言葉遣いで書かれているか、どの程度の詳細度で記載されているかを参考にすると良いでしょう。
これらの事例を参考に、わかりやすい業務マニュアルの作成に挑戦してみてください。具体的な例を通じて、あなた自身のマニュアル作成スキルも向上するでしょう。
業務マニュアルは各業界で様々な形で活用されています。それぞれの特性に合わせた事例を紹介します。
【製造業】 製造業では、製品の製造工程を詳細に記載したマニュアルが一般的です。特に品質管理や安全確保が重要なため、具体的な作業手順や注意点を分かりやすく記載し、一貫した作業を可能にします。
【IT業界】 IT業界では、ソフトウェアの操作手順やシステム開発の進行管理などを記載したマニュアルが使用されます。特に新しいシステム導入時は、従業員の理解を早めるためにわかりやすさが求められます。
【接客業】 接客業では、接客マニュアルが活用されます。具体的な会話のフレーズや対応の流れ、店舗の清掃手順などを明記し、顧客への一貫したサービスを提供します。
以上のように、業務マニュアルは各業界で異なった形で活用されており、その内容も業種によって大きく異なります。いずれの業界でも共通していえるのは、マニュアル作成時にはその業務の特性を理解し、具体的で分かりやすい記載が求められているということです。
業務マニュアルの具体的な例を見ることで、マニュアル作成の参考になるだけでなく、新たな視点や知識を得ることができます。
例えば、製造業の業務マニュアルでは、製造工程の詳細な手順や安全対策が記載されています。このようなマニュアルを参照することで、自社の業務を再確認し、改善のヒントを得ることが可能です。
また、IT業界の業務マニュアルでは、ソフトウェアの操作手順やトラブルシューティングの方法が詳細に説明されています。これらのマニュアルは技術的な知識を必要とするため、専門用語を適切に使いつつも初心者にも理解できるように作成されています。これを参考に、自社の業務マニュアルも初心者が理解できるように配慮することが重要です。
また、どの業界のマニュアルも共通して言えることは、「わかりやすさ」です。業務マニュアルは、読む人が業務をスムーズに遂行できるようにするためのものであり、わかりにくいマニュアルはその役割を果たせません。具体的な例を見て学ぶことで、わかりやすさを追求するためのポイントを把握することができます。
業務マニュアル作成の際のポイントを整理しましょう。
以上が業務マニュアル作成のポイントです。分かりやすいマニュアルは、業務の効率化はもちろん、新たなメンバーのオンボーディングもスムーズに進める力となります。