仕事がスムーズに！プロが教えるマニュアル作成の見本とポイント

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コラム

仕事がスムーズに！プロが教えるマニュアル作成の見本とポイント

1. はじめに：マニュアル作成の重要性

マニュアル作成の重要性は、その効果が直接ビジネスの生産性や効率に影響を与えるからです。マニュアルがあることで、業務の手順が明確になり、新人教育の時間や誤解を生む可能性も減少します。例えば、A社では新人教育に3カ月かかっていましたが、明確なマニュアルを導入したところ、教育期間が半分の1.5カ月に短縮しました。

マニュアル作成前	マニュアル作成後
教育期間：3カ月	教育期間：1.5カ月

また、マニュアルは業務の品質を一定に保つ役割も果たします。誰が行っても同じ手順で業務が進むため、品質のばらつきを防ぎます。これらからも見て取れるように、マニュアル作成は組織全体の業績向上に直結する重要な業務です。次節では、より効率的なマニュアルの作成方法についてご紹介します。

2. マニュアル作成でテンプレートを利用するメリット

マニュアル作成にテンプレートを利用すると、多数のメリットがあります。

まず、(1)効率的にマニュアル作成ができます。テンプレートは既に構成が組み立てられているため、内容を埋め込むだけで済みます。これにより、マニュアル作成時間を大幅に短縮することが可能です。

次に、(2)マニュアルの品質を担保できます。プロが作ったテンプレートは、必要事項が全て含まれているため、記載漏れを防ぐことが可能です。

さらに、(3)マニュアルフォーマットの統一ができます。全てのマニュアルが同じフォーマットで作られると、読む側も理解しやすくなります。

最後に、(4)必要項目の抜け漏れ防止につながります。テンプレートには必要な情報が全て含まれているため、重要な項目を見落とすこと無く記載できます。

これらのメリットを活かし、質の高いマニュアル作成を目指しましょう。

(1)効率的にマニュアル作成

マニュアル作成においてテンプレートを使用する最大のメリットは、その効率性です。新たにマニュアルをゼロから作成する場合、その構成や表記方法、デザイン等に多くの時間を費やすこととなります。

しかし、テンプレートを活用すれば基本的なフォーマットは既に整っており、具体的な内容を入力するだけでマニュアルが完成します。これにより作成期間を大幅に短縮し、他の業務に時間を割くことが可能となります。

例えば、以下の表のようなテンプレートを利用すると、具体的な操作手順や注意点を箇条書きで記載するだけで一つのマニュアルが完成します。

操作手順	関連画像	注意点
〇〇を△△に入力	（関連画像）	特になし

このように、テンプレートを使用すれば、手間をかけずに質の高いマニュアルを効率良く作成することが可能です。

(2)マニュアルの品質を担保

マニュアル作成でテンプレートを活用する大きなメリットの一つに、その品質を担保することが挙げられます。特に初めてマニュアルを作成する場合や経験が少ない場合、自己流で作成すると明記すべきポイントを見落とす可能性があります。

テンプレートは専門家がマニュアル作成のベストプラクティスに基づいて設計したもので、全ての基本的な項目が網羅されています。例えば、「目的」「対象者」「手順」「期間」「必要なツール」など、マニュアル作成に必要な情報が明記されているため、テンプレートを使用することで品質の高いマニュアルを効率よく作成することが可能となります。

また、テンプレートを使用することで、業務内容に応じたカスタマイズも簡単に行え、それにより一層の品質向上が期待できます。

マニュアル要素	説明
目的	マニュアルの目的を明確にして、何を解決するためのものかを理解する
対象者	マニュアルの対象者を明記し、その人たちが理解できるレベルで記述する
手順	目的達成のための具体的な手順を詳細に書く
期間	各手順の完了に必要な時間を示す
必要なツール	手順を進めるために必要なツールや設備をリストアップする

テンプレートを活用し、高品質なマニュアル作成を目指しましょう。

(3)マニュアルフォーマットの統一

組織内のマニュアルがバラバラなフォーマットで作成されていると、読む側は混乱を招きます。マニュアルは、全社一律で統一したフォーマットで作成するべきです。これにより、新しいマニュアルが追加されても迅速に理解し、使用することが可能となります。

例えば、マニュアルの始まりは「目的」、「対象者」の項目で始めると良いでしょう。続いて「手順」、「注意点」などを明確に記載します。最後に「関連資料」や「問い合わせ先」を挙げると、より使いやすくなります。以下に見本を示します。

【マニュアル見本】

項目名	説明
目的	本マニュアルの存在目的を明記
対象者	本マニュアルの対象者を明記
手順	タスクの具体的な手順を記載
注意点	作業中の危険性やポイントを記載
関連資料	参考となる文書やリンクの記載
問い合わせ先	問題発生時の連絡窓口を明記

このような統一されたフォーマットであれば、読み手は必要な情報を効率よく取り出せ、業務のスムーズな進行をサポートします。

(4)必要項目の抜け漏れ防止

マニュアル作成においてテンプレートを使用する大きなメリットの一つが、必要項目の抜け漏れ防止です。テンプレートには一般的に必要とされる項目が予めリストアップされており、それを参照しながら記入することで、思わぬ情報欠落を防ぐことができます。

例えば、一般的な業務マニュアルテンプレートでは以下のような項目が記載されています。

項目	内容
はじめに	マニュアルの目的、対象者、使用方法等
業務内容	業務の目的、流れ、関連する業務等
手順	具体的な作業手順、順序、時間等
注意点	作業中の注意事項、トラブル対策等

テンプレートを使用することで、これらの必要項目を確実に記載し、マニュアルの利便性を向上させます。忘れがちな項目や細かい内容も漏れなく記述できるため、マニュアル作成の効率化にも寄与します。

3. マニュアル作成の基本的な手順

マニュアル作成は、以下の基本的な手順で進行します。

(1) 取り扱う内容を整理： 最初にマニュアルで伝えるべき内容をリスト化します。具体的には、業務の流れや必要なスキル、使用するツールなどを明確にします。
(2) スケジュール設定： 次に各作業の所要時間や期日を設定します。具体的なスケジュールを立てることで、効率的な作業が可能となります。
(3) マニュアル構成の策定： 内容を整理した後、マニュアルの構成を決定します。章立てや見出しを設定することで、読み手にとってわかりやすいマニュアルとなります。
(4) 担当者分けと時系列整理： 複数人で作成する場合、各パートの担当者を決めるとともに、全体の流れを時系列で整理します。
(5) 確認と改善： 最後に、完成したマニュアルを確認し、必要に応じて改善します。これにより、高品質なマニュアルが完成することでしょう。

(1)取り扱う内容を整理

マニュアル作成の第一歩は、取り扱う内容の整理です。このステップで全体像を把握し、どのような項目を含めるべきか明確にすることが重要です。

具体的には、以下のような内容を挙げてみましょう。

マニュアルの目的（何を教えるのか）
対象者（誰に向けてのものか）
扱う業務の範囲と詳細（何をどれくらい詳しく説明するか）

これらを表にまとめることで、マニュアル作成の方向性が見えてきます。

マニュアルの項目	詳細
目的	新人教育のための基本業務マニュアル
対象者	新入社員
業務範囲	業務全般についての基本から実践まで

この整理作業により、マニュアルがどのような形で進めば良いか、その骨格が見えてきます。後のステップで具体的な内容を詰めていくための土台作りとなるため、しっかりと時間をかけて行いましょう。

(2)スケジュール設定

マニュアル作成に際してスケジュールの設定は重要な工程となります。どの業務にどれだけの時間を割くべきか、マニュアル作成の全体スケジュールを決めることで、効率的に作業を進めることができます。

具体的なスケジュール設定の例は以下の表の通りです。

日程	作業内容
1週目	取り扱う内容の整理
2～3週目	マニュアル構成の策定、担当者分けと時系列整理
4週目	初稿の作成
5週目	確認と改善作業

上記のように期間を区切り、各工程がいつまでに終わるべきかを明確化します。これにより、作業の進捗を一目で把握することができ、適宜調整を行うことができます。スケジュール設定は、マニュアル作成をスムーズに進行させるための重要なステップです。

(3)マニュアル構成の策定

マニュアル構成を策定する時には、まずマニュアルの目的とその対象者を明確にします。これにより、何を伝えるべきか、どのような言葉を用いるべきかが見えてきます。

マニュアルの大枠を作るには、「はじめに」「目次」「本文」「まとめ」「付録」の5つが基本的な構成となります。以下にこれら各項目の簡単な説明を記載します。

-「はじめに」：マニュアルの目的や使用する上での注意点を記載します。 -「目次」：マニュアル全体の内容がひと目でわかるようにします。 -「本文」：具体的な手順やノウハウを詳細に書きます。 -「まとめ」：マニュアルの内容を整理し、必要なポイントを再度強調します。 -「付録」：参照資料や図表など、本文で説明しきれなかった詳細情報を掲載します。

以上を踏まえ、マニュアルの構成を策定しましょう。

(4)担当者分けと時系列整理

マニュアル作成の流れをスムーズにするためには、担当者の分け方と具体的なタスクの進行順序を明確にすることが大切です。初めに全体の構造を把握し、その中で各ステップごとに担当者を割り当てていきます。

例えば、マニュアルの全体像を検討する人、具体的な作業手順を書き出す人、図や写真を用意する人、そして最後に全体をチェックし修正する人と、役割を明確にすることで作業がスムーズに進行します。

また、時系列に作業を整理することも重要です。一覧表を作り、各作業の開始～完成予定日を記載することで全体の進行が一目でわかります。

|作業項目|担当者|開始日|完成予定日| |---|---|---|---| |全体構造の検討|Aさん|2022/1/1|2022/1/3| |作業手順の記載|Bさん|2022/1/4|2022/1/10| |図や写真の用意|Cさん|2022/1/4|2022/1/10| |全体チェック・修正|Dさん|2022/1/11|2022/1/15|

これらを活用することで、マニュアル作成はより効率的に進行します。

(5)確認と改善

マニュアル作成の最終段階にあたる「確認と改善」では、作成したマニュアルの検証と修正を行います。

まず、自己チェックを行います。担当者やチームでマニュアルを読み、理解できるか、重要な情報が欠けていないかを確認します。この段階での注意点は「5W1H」をおさえているか、専門用語の説明が適切か、などです。

次に、外部の目（他部署の人や新人スタッフなど）からのフィードバックを得ることも重要です。理解度を確認し、わかりにくい点や改善点があれば修正します。

全体の流れは以下の表にまとめました。

ステップ	内容
1. 自己チェック	マニュアルを読み、内容理解と完全性の確認
2. 外部フィードバック	他部署や新人などに読んでもらい、理解度を確認
3. 修正	フィードバックに基づき、マニュアルを修正

「確認と改善」は一度きりのものではなく、業務内容の変更や新たな発見に応じて常に行うべきプロセスです。

4. マニュアル作成のポイントとテクニック

マニュアル作成には、以下のポイントとテクニックがあります。

まず、「伝えたい内容の明確化」が重要です。何を、どう伝えたいのかを明確にすることで、読者への理解度が高まります。

次に、「5W1Hを活用した説明」です。具体的な事例を挙げて説明することで、より理解しやすいマニュアルとなります。

また、「簡潔で分かりやすい文章作り」もポイントです。難解な専門用語は避け、簡潔で分かりやすい言葉を使いましょう。

さらに、「初めて業務を行う人でも理解できる内容」を心がけることが大切です。初めて業務を行う人が理解しやすいよう、基礎の説明もお忘れなく。

最後に、「視覚的な詳細を加える（写真やイラスト）」と「デザインはシンプルに」を意識します。ビジュアル要素は理解度向上に寄与しますが、デザインはシンプルに保つことで読みやすさを保ちましょう。

(1)伝えたい内容の明確化

マニュアル作成にあたって最初に行うべきことは、「伝えたい内容を明確化」することです。マニュアルは特定の目的を達成するための手引きなので、伝えるべき情報が曖昧であれば、効果的なマニュアルは作成できません。

まずは、マニュアルで伝えたい主題を具体的に決定しましょう。それは「新人の教育」であったり、「特定のソフトウェアの使い方」であったりするかもしれません。その後、その主題に基づいて「何を」「なぜ」「どのように」行うのかを明確にします。

具体的には、以下のような形式で内容を整理することがおすすめです。

何を	なぜ	どうやって
新人の教育	業務の効率化	オンボーディングの流れ案内
ソフトウェアの使用方法	作業精度の向上	画面キャプチャ付きのステップバイステップガイド

このように伝えたい内容を明確にすることで、読者に対して具体的でわかりやすいマニュアルを提供できます。

(2)5W1Hを活用した説明

マニュアル作成では、誰が何を、いつ、どこで、なぜ、どのように行うべきかを明確にするため、5W1Hの手法が有効です。

【5W1Hとは】

Who（誰が）
What（何を）
When（いつ）
Where（どこで）
Why（なぜ）
How（どのように）

これらを一つずつ見ていきましょう。

【例示】

例えば、「商品の在庫確認方法」についてのマニュアルを作成する際、5W1Hを活用すれば以下のようになります。

Who：店舗スタッフが
What：商品コードを用いて
When：営業時間内に
Where：商品管理システムで
Why：在庫の有無を把握し、
How：必要に応じて発注作業を行う。

このように5W1Hを活用することで、具体的で分かりやすいマニュアルを作成することができます。

(3)簡潔で分かりやすい文章作り

マニュアル作成において理解しやすい文章は大切です。まず、簡潔な表現を心がけましょう。余計な修飾語は控え、短い文章で必要な情報を伝えることが求められます。

次に、専門用語や略語の使用は避けるべきです。初めて業務を行う人が理解するため、一般的な言葉で書くことが重要です。

また、文章だけでなく、表や図を使って情報を視覚的に示すことも有効です。例えば、操作手順を表現する際、以下のように表を使いましょう。

ステップ	手順
1	システムにログインする
2	メニューから「データ入力」を選択
3	必要な情報を入力し、「保存」を押す

このように、簡潔で分かりやすい文章作りには、専門用語の回避や視覚的な表示も重要な要素となります。

(4)初めて業務を行う人でも理解できる内容

マニュアル作成のポイントとして、初めて業務を行う人でも理解できる内容にすることが重要です。具体的な手順や操作方法を詳細に説明しましょう。

マニュアルを作成する際は、仮に自身が初めてその業務に取り組むと仮定し、どのような情報が必要か、何が分からないかを想像しながら作りましょう。また、専門用語や略語の使用は避け、全ての人が理解できる一般的な言葉を使用することも忘れずに。

例えば、ある業務のマニュアルを作成する際の一部を下記に示します。

【例】

パソコンの電源を入れます。

電源ボタンはPCの右下側にあります。

メールソフトを起動します。

スタートメニューから「Outlook」を選択します。

このように具体的な操作方法とその手順を詳細に書くことで、初めて業務を行う人でも迷わず操作できます。

(5)視覚的な詳細を加える（写真やイラスト）

マニュアル作成時には、視覚的な詳細を加えることが重要です。これは、言葉だけでは伝わりにくい作業の手順や、具体的な例を示すために有効です。

例えば、「ボタンを押す」だけでなく、「赤いボタンを押す」と具体的に指示を出すことで、より明確な指示が可能となります。さらに、それを補完するために、「以下のような赤いボタンを押してください」という説明と共に、実際の赤いボタンの写真やイラストを添付することで、理解度を一層深めることができます。

また、表を利用して作業の流れや手順を示すことも有効です。表の各行に手順を記載し、各列にはその手順を示す写真やイラストを添付することで、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作成することが可能です。

視覚的な詳細を適切に活用することで、初めて業務を行う人でもスムーズに作業を進めることができるマニュアルとなります。

(6)デザインはシンプルに

マニュアルのデザインは、読み手にとって分かりやすくすることが第一となります。そこで重要となるのが「シンプルなデザイン」です。

まず、余計な装飾は避け、文字や図表はできるだけ大きく、明瞭に表示しましょう。また、色使いも強い色は避け、落ち着いた色調にすることが求められます。読み手が目を疲れさせずに読むことができるよう配慮が必要です。

次に、一貫性を保つことも重要です。全ページを通じて文字の大きさ、フォント、色味を一定に保つことで、全体の見栄えが良くなり、また読み手の混乱を防ぎます。

具体的なデザインの例として以下に示します。

・タイトル：大きめの文字で中央揃え・本文：明瞭なフォント、十分な行間と余白・見出し：本文より一回り大きな文字・図表：キャプションを付け、必ず本文で言及・色：白背景に黒文字、重要箇所は青または赤で強調

これらを参考に、分かりやすさを第一に考えたシンプルなデザインを心掛けましょう。

5. テンプレートを活用しよう：各種マニュアル作成テンプレートサイトの紹介

マニュアル作成において、テンプレートを使うことで、時間を節約し、品質を保つことができます。以下に、信頼性のあるマニュアル作成テンプレートサイトを紹介します。

(1)「SILAND.JP」では、業務の進め方や手順書など、種々のビジネスマニュアルを作成するためのテンプレートが提供されます。初めてマニュアルを作成する方でも簡単に利用できます。

(2)「bizocean」では、多種多様なマニュアル作成テンプレートが揃っています。日本の法令に基づく社内ルールや規定作成にも利用可能です。

(3)「Microsoft」では、Office製品向けのテンプレートが提供されています。WordやExcelでマニュアルを作成する際に便利です。

(4)「マニュアルテンプレート」は、シンプルな形式のマニュアル作成テンプレートが特徴です。見た目の統一感を大切にしたい場合におすすめです。

(5)「経費削減実行委員会」では、経費削減に役立つ業務改善マニュアルの作成テンプレートが提供されています。

(6)「テンプレートBANK」は、企業の様々なシーンで使える多彩なマニュアルテンプレートを提供しています。

(7)「bizroute」では、社内マニュアルを作成する際に参考になるテンプレートが掲載されています。

これらのサイトは、マニュアル作成時の参考になるでしょう。是非活用してみてください。

(1)SILAND.JP

SILAND.JPは、マニュアル作成に便利な無料のテンプレートを提供しているサイトです。ここでは、さまざまな業種や業務に応じたPDF形式のマニュアルテンプレートが見つかります。例えば、事務や営業、人事などの一般的な業務だけでなく、IT、製造業に至るまで幅広いジャンルに対応しています。

また、テンプレートのダウンロードは無料なので気軽に利用できます。それぞれのテンプレートは見やすく整理されており、編集も容易な形式になっています。

下記にSILAND.JPのマニュアルテンプレートの一部をご紹介します。

ジャンル	テンプレート内容
事務	日報・週報の作成
営業	営業報告書の作成
人事	面接ガイドライン
IT	システム導入マニュアル
製造業	作業手順書

このようにSILAND.JPを利用すれば、専門知識がなくても簡単に高品質なマニュアルを作成することが可能です。

(2)bizocean

最初に紹介するマニュアル作成テンプレートの提供サイトとして、”bizocean”が挙げられます。bizoceanは、ビジネス文書や法律文書など、様々なテンプレートを提供しているウェブサイトです。

特に、マニュアル作成に役立つテンプレートとしては、「業務マニュアル」「品質保証マニュアル」「運用マニュアル」などがあります。これらを使用することで、業務内容や運用手順、品質保証のための指針等、マニュアル作成の際に必要となる各項目を確実に記載することが可能となります。

また、bizoceanの提供するテンプレートは全てプロが作成しているため、高品質かつ実用性に富んでいます。一方で、テンプレートはあくまで参考の一つなので、自社の事情に合わせてカスタマイズすることが求められます。

(3)Microsoft

-(3)Microsoft

Microsoftの公式サイトでは、WordやExcelを使ったマニュアル作成に便利なテンプレートを多数提供しています。例えば、手順書やガイドブック、チュートリアルなど、様々なケースに対応するテンプレートがあります。

Webサイトの「テンプレート」カテゴリから選択可能で、それぞれのテンプレートは編集が容易で、マニュアルの内容に応じて自由にカスタマイズできます。これにより、一からマニュアルを作成する手間を省くことができます。

また、Microsoftのテンプレートはプロフェッショナルが設計したものなので、デザインも見やすく整っています。初めてマニュアルを作成する方でも安心して利用できるでしょう。

テンプレート種類	例
手順書	PC操作手順、装置操作手順
ガイドブック	新製品の使い方、サービスの活用法
チュートリアル	ソフトウェアの使い方、新システムの操作法

これらのテンプレートを活用し、効率的にマニュアルを作成しましょう。

(4)マニュアルテンプレート

「マニュアルテンプレート」は、ビジネスの現場や教育の場で頻繁に利用されます。これは、プロジェクトの進行を管理したり、新たなメンバーに必要な知識を伝える手段として使われます。該当する業務内容を基に選び、情報を埋め込むだけで使えるようになっています。

例えば、「営業マニュアル」「IT運用マニュアル」「接客マニュアル」など、各業務に合わせたテンプレートが用意されています。

マニュアル名	使用場面
営業マニュアル	営業活動全般の進め方
IT運用マニュアル	IT関連の設定や運用方法
接客マニュアル	顧客対応の基本的なマナー

探す際は、自社の業務内容や目的に合ったテンプレートを選びましょう。一から作成する手間を省き、効率的にマニュアルを作成することが可能です。

(5)経費削減実行委員会

経費削減実行委員会のウェブサイトでは、各種マニュアル作成に役立つテンプレートが無料で利用できます。

利用できるテンプレートは、業務フローチャートや業務手順書、報告書、議事録といった多岐にわたります。これらのテンプレートは全てExcel形式で提供されており、複雑な業務手順でも視覚的に整理することが可能です。

また、テンプレートは全て日本語で記載されており、初心者でも取り入れやすいのが特徴です。短時間で高品質なマニュアルを作成したい方におすすめのサイトです。

【参考：経費削減実行委員会提供テンプレート一部】

テンプレート名	特徴
業務フローチャート	視覚的に業務フローを把握できる
業務手順書	作業手順を細かく記載できる
報告書	事後報告を統一形式で行える
議事錸	ミーティング内容を明確に記録できる

(6)テンプレートBANK

テンプレートBANKは、多種多様なマニュアルテンプレートを提供しているウェブサイトです。会社の業務マニュアルから個々の作業手順書まで、多岐にわたるテンプレートが揃っています。また、テンプレートはWordやExcelといった一般的なアプリケーションで利用可能。すぐに取り組みたい人にとっては、大変便利なツールと言えるでしょう。

以下に具体的なテンプレートの例をいくつか紹介します：

マニュアルタイプ	例
業務マニュアル	営業マニュアル、電話応対マニュアル
作業手順書	商品棚卸し手順、事務処理手順

テンプレートBANKを活用することで、より効率的かつ質の高いマニュアル作成が可能となります。

(7)bizroute

「bizroute」もマニュアル作成におけるテンプレートを提供するウェブサイトの一つで、経理や人事、総務など幅広い業務分野に対応したマニュアルテンプレートが揃っています。初めてマニュアルを作成する方でも、テンプレートを活用することで手軽に始められます。

また、bizrouteではオリジナルのマニュアル作成支援ツールも提供しており、自社に必要な項目を追加したり文字の大きさや色を自由に編集することが可能です。これにより、より見易く、使いやすいマニュアル作成が叶います。

bizrouteの特徴：

項目	内容
業務分野	経理、人事、総務など
テンプレート種類	多岐にわたる
カスタマイズ	可能（文字サイズ・色等）

マニュアル作成は、ぜひbizrouteを活用してみてください。

6. マニュアル作成時のよくある問題点と対処法

マニュアル作成には多々困難がついて回ります。以下、よくある問題とその解決方法です。

問題1：「業務の全体像がつかめない」対処法：業務を「プロセス」ごとに分解し、記述していきましょう。それぞれのプロセスを完成させ、最後につなげれば全体像が見えてきます。

問題2：「専門用語が多く、初心者にわかりづらい」対処法：専門用語を使う場合は、必ずその定義・意味を説明します。全体を通して一貫した用語を使用し、理解しやすい言葉を選びましょう。

問題3：「長文で読みづらい」対処法：短いパラグラフ、箇条書き、図表の活用などで視覚的に理解しやすくします。また、重要なポイントはハイライトや太字にすることで、一目で伝える情報を把握できるようにしましょう。

以上の対処法で、マニュアル作成の問題を解決し、より理解しやすいものにしていきましょう。

7. プロが教える実用的なマニュアル作成事例

本節では、実際にマニュアル作成に活用される事例を3つ紹介します。

(1)新人教育用のマニュアル新人教育においては、業務内容を網羅的かつ詳細に記載したマニュアルが必要です。業務の流れをステップごとに記載し、各ステップの目的や期待する結果も併記すると良いでしょう。

(2)年末調整等の用紙記入方法のマニュアル年末調整の用紙記入など、定期的な業務でもマニュアルが役立ちます。具体的な記入例を示すことで、ミスのリスクを低減させることができます。

(3)調理方法のマニュアル料理レシピのように、具体的な手順とそれに伴う写真やイラストを添えることで視覚的に理解しやすいマニュアルになります。

以上のように、マニュアルは業務内容や目的によってその形も様々です。それぞれの事例を参考に、効果的なマニュアルを作成してみてください。

(1)新人教育用のマニュアル

新人教育用のマニュアル作成は、職場のルールや業務内容を明確に理解させるために重要です。初めて業務に取り組む新人がスムーズに業務を遂行できるようにするため、以下のポイントに注意しましょう。

まず、新人が把握すべき業務範囲を明確にします。業務内容や担当箇所を具体的にリスト化し、どのような業務があるか一目で分かるようにします。

次に、業務に必要な知識やスキル、具体的な作業手順を詳細に記載します。これは、5W1H（何を、誰が、いつ、どこで、なぜ、どのように）を踏まえて作成しましょう。必要に応じてイラストや写真を用いると理解度を高めます。

最後に、よくある問題や注意点、そして業務を遂行する上で参考となる情報やリンクも付け加えておくと良いでしょう。

マニュアル作成は新人への指導だけでなく、業務効率化や業務品質の維持・向上にも繋がる大切な作業です。

(2)年末調整等の用紙記入方法のマニュアル

年末調整の用紙記入は、間違いのないよう丁寧に行う必要があります。そのためのマニュアルを作成する際は、下記のポイントを踏まえて作成しましょう。

まず、用紙の全体像を簡単な図示で示し、各項目がどこに位置しているのかを視覚的に把握できるようにします。
次に、各項目に対応する記入例を具体的に示します。具体的な数値を使うことで、より分かりやすくなります。
また、注意点やよくある間違いについても記載します。例えば、「この項目は未記入でも良い」や「ここは四捨五入で記入」といった形で、指示を明確にします。

【記入例】

[図示] 全体像の図示

[各項目の具体的な記入例] ・項目A：XXXXX（例：50000）・項目B：XXXXX（例：30000）・項目C：XXXXX（例：20000）

[注意点] ・項目Bは未記入でも良い・項目Cは四捨五入で記入

このように、具体的で視覚的なマニュアル作成を心掛けることで、年末調整用紙の記入ミスを防ぐことができます。

(3)調理方法のマニュアル

調理方法のマニュアル作成は、料理の手順を明瞭にするため、視覚的な要素が重要となります。まず、必要な材料とその分量、用意すべき器具をリストアップしましょう。

例：【材料】・鶏むね肉…2枚・にんにく…1片・オリーブオイル…大さじ2 ・塩…少々【器具】・フライパン・包丁・まな板

その後は、料理の手順を一つずつ詳細に説明します。この際、5W1Hを活用し、「何を」「どのように」「何分」など具体的に記述します。また、可能であれば各工程の写真やイラストを添付すると、より分かりやすいマニュアルになります。料理の完成形の写真も忘れずに記載しましょう。

8. まとめ：効率的で高品質なマニュアル作成のために

マニュアル作成は、仕事の効率化や品質保証に欠かせないものです。そのためには、以下のようなポイントを意識することが大切です。

テンプレートの利用：効率的にマニュアル作成を行い、品質を担保するためにはテンプレートを活用しましょう。
マニュアル作成の手順：取り扱う内容を整理し、スケジュールを設定し、マニュアルの構成を策定します。担当者分けと時系列の整理、そして確認と改善も忘れずに。
ポイントとテクニック：伝えたい内容を明確化し、5W1Hを活用した説明文を心掛けましょう。簡潔かつ分かりやすい文章作成が理想的です。
マニュアル作成時の問題点への対処：問題点を見つけたら、適切な対処法を見つけて解決しましょう。
実用的なマニュアルの事例：具体的な事例を参考に、自分たちの業務に適したマニュアルを作成しましょう。

これらを踏まえて、効率的かつ高品質なマニュアル作成を目指しましょう。