【社内マニュアル作成の手引き】初めてでも簡単！業務効率化への第一歩

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コラム

【社内マニュアル作成の手引き】初めてでも簡単！業務効率化への第一歩

1.はじめに

社内マニュアル作成の重要性を理解し、その作成・活用について学びましょう。社内マニュアルとは、日々の業務を円滑に行うための「手引書」であり、新入社員の教育から長期休暇後の業務復帰まで、多方面で効果を発揮します。

【表1】社内マニュアルの活用場面

活用場面	具体的な利用イメージ
新入社員教育	業務ルールをすぐに理解させる
業務の引き継ぎ	担当者が変わっても仕事の質を保つ
長期休暇後の復帰	休暇前の業務状況をすぐに把握する

しかし、マニュアル作成は思いの外難しく、どこから手をつけてよいのか迷ってしまう方も多いでしょう。本記事では、マニュアル作成の手順から成功のコツまで、一歩一歩丁寧に解説します。それでは、社内マニュアル作成の第一歩を踏み出しましょう。

社内マニュアル作成の重要性とこの記事の目的

この記事の目的は、業務効率化を目指すすべての方々が簡単に社内マニュアルを作成できるよう支援することです。

社内マニュアルは、業務手順を明確に示し、新人教育を円滑に進めるための重要なツールです。また、業務の標準化により作業の品質を均一に保つことが可能となります。さらには、万が一の人事変動やトラブル発生時にも迅速な対応が可能となるなど、企業にとって多大なメリットをもたらします。

しかし、マニュアル作成は手間がかかり、どこから手をつけていいか悩む方も多いでしょう。そこで本記事では、社内マニュアル作成の手引きとなる情報をわかりやすくご紹介します。具体的な手順やコツ、活用可能なツールまで幅広くカバーしています。マニュアル作成に挑戦してみたい方、既存のマニュアルを見直したい方、ぜひ参考にして下さい。

2.社内マニュアル作成の必要性とそのメリット

社内マニュアルとは、業務の進め方や手順を整理し、記録した文書のことです。その作成は、新入社員の教育や現場の業務効率化に大いに役立ちます。

マニュアルがあることで、以下のようなメリットが生まれます。

教育時間の短縮: 新人研修やOJT（On the Job Training）での指導時間を大幅に短縮できます。
業務の標準化: マニュアルに従って作業を行うことで、業務のムラをなくし、品質を一定に保つことが可能です。
ノウハウの蓄積: 社内の知識や経験を明文化することで、長期的に会社内の知識や技術を蓄積できます。
業務効率化: マニュアル化により、無駄な作業を削除し、効率的な作業フローが見える化します。

このように、社内マニュアル作成は、社員研修の効率化、業務改善、ノウハウの蓄積といった面で大きな効果が期待できます。

社内マニュアルとは何か、その効果と役割

社内マニュアルとは、社員が業務を行う際の指針となるドキュメントのことを指します。具体的な業務手順や、頻繁に起こる問題対策、新入社員の研修など、さまざまな場面で活用されます。

【効果・役割表】

効果・役割	詳細
業務の効率化	手順が明確になるため、作業の迅速化やミスの低減が期待できます。
ノウハウの蓄積	マニュアル化することで、個々の経験や知識が組織全体に共有されます。
新人教育の助け	新たなメンバーが業務を理解し、実行するためのサポートとなります。

社内マニュアルは、個々の業務遂行はもちろん、組織全体の働き方改革にも寄与する大切なツールなのです。

社内マニュアルがもたらす具体的なメリットと効果

社内マニュアル作成がもたらす効果は多数ありますが、特に重要なものを次の3つにまとめました。

業務の標準化：同じ業務でも担当者により処理方法が異なると、業務の進行に差が生じ、ミスを招く可能性があります。マニュアルを用意することで、業務の標準化が図られ、処理の質と速度が向上します。
新人教育の効率化：新人や未経験者が業務を遂行する際、マニュアルがあると学習時間を大幅に短縮できます。また、ベテラン社員の負担も軽減されます。
ノウハウの蓄積と共有：社内マニュアルは、会社の知識や経験を形として残し、全社員で共有するための重要なツールです。これにより、一人の社員が退職したとしてもそのノウハウは会社内に残り、業務継続が可能となります。

以上を考慮すると、社内マニュアル作成は業務効率化と組織力強化のための必須項目であると言えます。

3.成功する社内マニュアル作成の手順

社内マニュアル作成の成功へと導く手順は、主に以下の4つのステップからなります。

(1)目的設定とスケジュール作成：まずは、マニュアル作成の目的を明確に設定しましょう。その目的を踏まえて、作成期限や各工程のスケジュールも設定します。

(2)現状の業務フロー把握と標準化：次に、現状の業務フローを徹底的に把握し、それを標準化します。これにより、業務の進め方が一致し、効率化につながります。

(3)問題点の洗い出しと改善策の検討：現状の業務フローから問題点を洗い出し、それに対する改善策を検討します。

(4)マニュアルの作成と完成図のイメージ：最後に、上記の情報を元にマニュアルを作成します。要点を伝える図やイラストも用いて、視覚的に理解しやすい完成図を目指しましょう。

(1)目的設定とスケジュール作成

社内マニュアルを作成する第一歩は「目的設定」です。マニュアル作成の目的を明確にし、それに基づいてどの業務についてのマニュアルを作るのか、誰が作成・レビュー・承認を行うのかを決定します。目的設定には、業務の効率化やエラーの削減、新入社員の研修などが含まれます。

次に「スケジュール作成」を行います。マニュアル作成は時間と労力を要するため、スケジュールを設けることで作業をスムーズに進められます。以下は参考のスケジュール表です。

期間	内容
第1週	目的設定・業務選定
第2週	業務フロー把握・標準化
第3週	マニュアル草案作成
第4週	内容確認・調整
第5週	最終版作成・承認

このように段階的に作業を進めることで、効率的なマニュアル作成が可能になります。

(2)現状の業務フロー把握と標準化

業務フローの把握は、社内マニュアル作成の基礎となります。まず、現状の業務フローを明確に把握することで、業務の全体像を理解し、各ステップの目的や役割を明確にします。具体的には、以下のような手順を踏みます。

業務の目的と手順を洗い出し：業務担当者とともに業務の目的や手順を明確にします。
フローチャート作成：視覚的に把握しやすいように、洗い出した手順をフローチャートとして作成します。

次に、標準化のステップです。標準化とは、同一の業務でも担当者によるバラつきを無くし、一定のクオリティを保つための取り組みです。具体的には以下の手順を踏みます。

ベストプラクティスの選定：フローチャートを見ながら、最も効率的で質が高いと思われる手順を選びます。
作業手順の統一：選定したベストプラクティスを基に、作業手順を統一します。

以上が、現状の業務フロー把握と標準化の手順です。これにより、社内マニュアル作成の基盤が整います。

(3)問題点の洗い出しと改善策の検討

業務の現状を把握したら、問題点を洗い出しましょう。それは、手間取る作業、頻繁にミスが起きるポイント、理解しにくい手順などです。ここで大切なのは、全てのスタッフからフィードバックを得ることです。それぞれの視点で業務を見直すことで、見落としていた問題点も見つかります。

次に、発見した問題点に対する改善策を検討します。改善策を考える際は、具体的な行動指針を設けることが重要です。例えば、「ミスが多い」のであれば、「チェックリストを作成する」「確認する人数を増やす」等、具体的な改善策を設定しましょう。

このように、問題点を洗い出し、それに対して具体的な改善策を設定することで、マニュアル作成の基盤となる内容が整います。

(4)マニュアルの作成と完成図のイメージ

まず、マニュアル作成のスタートラインは、必要な情報をすべて集め、それを整理することから始まります。業務の流れ、使用するツール、関連するルールや注意点などを確認しましょう。

次に、その情報を基に「完成図のイメージ」をつくります。いわゆるマインドマップを用いると、視覚的に理解しやすくなります。

例えば、業務手順が主軸となり、その各ステップに対して必要なツール、関連資料、注意点などが枝分かれする形です。以下のようなイメージです。

【業務手順】　↳ ステップ1 　　　↳ 必要なツール　　　↳ 関連資料　　　↳ 注意点　↳ ステップ2 　　　↳ 必要なツール　　　↳ 関連資料　　　↳ 注意点

このイメージ図をもとに、具体的な文章化を行い、その後、レイアウト作成や図解の挿入といった具体的なマニュアル作成に移行します。視覚的なイメージ図があると、マニュアルの全体像がつかみやすく、作成もスムーズに進められます。

4.わかりやすい社内マニュアルの作り方：成功する7つのコツ

わかりやすい社内マニュアルを作るための7つのコツについて解説します。

(1)伝えたいことをシンプルに書く：マニュアルはなるべく簡潔に、重要なポイントを明確に書きましょう。

(2)初心者が理解できる表現をする：専門用語は可能な限り避け、初めて業務を行う人でも理解できるような表現を心掛けます。

(3)読み手を具体的にイメージする：マニュアルの利用者がどの程度の知識を持っているのかをイメージし、それに合わせた内容にします。

(4)見た目のわかりやすさにこだわる：見出し・図表・箇条書きなどを活用し、視覚的に分かりやすいレイアウトにします。

(5)運用開始後も継続して見直す：業務の変化やフィードバックを元に、マニュアルは常に更新し続けます。

(6)読み手が即実行できる内容にする：手順を具体的に示し、読んだその場で実行できるようにします。

(7)ITツールを活用する：デジタル化により、マニュアルの更新や共有が容易になります。適切なツールの選定が重要です。

(1)伝えたいことをシンプルに書く

社内マニュアルの目的は、業務を円滑に進めるための情報を伝えることです。そのため、伝えたいことをシンプルに書くことが重要になります。

まず、一つの項目に対して必要な情報だけをひとまとめにしましょう。余計な情報は混乱を招く原因になります。次に、その情報をできるだけ平易な言葉で書くことで理解を容易にします。

例えば、「ファイルを保存する」作業の説明では、「右上のメニューバーから”ファイル”を選択し、ドロップダウンメニューから”保存”をクリック」と書けば、初めて使う人でも迷わず操作できます。

また、表や図を用いることで視覚的に理解を深めるのも効果的です。このシンプルさが、マニュアルの使いやすさ・分かりやすさを生み出します。

(2)初心者が理解できる表現をする

社内マニュアルは、経験の浅い新入社員からベテラン社員まで全ての人が使うものです。それを考慮に入れると、初心者が理解できる表現をすることが重要となります。

例えば、「〇〇する場合は△△という手順を踏みます」というように、動詞を使って具体的な行動を示すことが有効です。また、一部の読者にしか理解できない専門用語は避け、一般的に理解される言葉を使うことも大切です。

【表1：初心者が理解できる表現の例】

難解な表現	初心者向けの表現
データを処理する	データを整理・分析する
情報を蓄積する	情報を保存する
システムを利用する	パソコンやソフトを使う

このように、初心者にも分かりやすい表現を用いることで、全ての社員が業務をスムーズに進めることができます。

(3)読み手を具体的にイメージする

マニュアル作成の際、いかにわかりやすく情報を伝えるかが重要です。それを達成するために、「読み手を具体的にイメージする」ことが必要となります。以下に、読み手のイメージ方法とそれを加味したマニュアル作成のポイントを示します。

「読み手の経験や知識レベル」を理解する新入社員？それともベテラン？読み手の知識レベルを把握し、そのレベルに合わせた表現を心がけましょう。
「読み手がどのようにマニュアルを使うか」を考える現場で直接参照する？それとも事前に確認する？読み手の使用シーンを想定し、そのシーンに最適なレイアウトや内容量を検討しましょう。

このように読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルはより使いやすく、効果的なものとなります。

(4)見た目のわかりやすさにこだわる

見た目のわかりやすさにこだわることは、社内マニュアル作成において大切なポイントとなります。マニュアルが一目で理解できるよう、情報を視覚的に整理することで、読む側の理解を深めましょう。

具体的には、業務フローはフローチャートで視覚化し、重要なポイントは箇条書きや図表を用いて強調すると良いです。また、色を活用することで目安や区別点を明確に示すことが可能となります。

例えば、新入社員への研修マニュアルでは、以下のように工夫すると理解が深まります。

【表1 新入社員研修マニュアル見出し例】

項目	内容	備考
教育方針	企業理念に基づく育成	色分けで重要度を示す
研修スケジュール	3ヶ月間の計画表	研修内容ごとに色分け
フィードバック方法	上司からの評価方法	具体的なアクション例を挙げて説明

このように、マニュアルを見た目で理解しやすいように工夫することで、より効果的なマニュアル作成が可能となります。

(5)運用開始後も継続して見直す

運用開始後もマニュアルは常に見直しと更新が必要です。社内環境や業務フローは常に変化しますので、マニュアルもそれに合わせてアップデートすることが必要です。そのため、定期的な見直しスケジュールを作成することをおすすめします。

例えば以下のようなスケジュールが考えられます。

見直し頻度	内容
3ヵ月毎	使用状況の確認、操作方法の見直し
半年毎	社内のフィードバック収集、改善案の検討
年1回	業務内容の変更点反映、全面的な見直し

また、見直し時には使用者からのフィードバックを積極的に取り入れることも重要です。日々の業務で使用している彼らからの意見や感想は、より良いマニュアル作成のための貴重な意見となるでしょう。

(6)読み手が即実行できる内容にする

社内マニュアルは、読み手がその場で具体的な行動を起こせるような内容が求められます。業務説明だけでなく、実際にどのような手順を踏むべきか具体的なアクションを提示することが重要です。

例えば、「新規顧客データを入力する」という業務におけるマニュアルでは、以下のように具体的な手順を示すことが望ましいです。

「顧客管理システム」を起動します。
左上の「新規入力」ボタンをクリックします。
開いた画面に顧客情報を入力します。

そして、必要であればスクリーンショットを用いることも効果的です。具体的な位置や操作画面を見せることで、疑問点を解消し、理解を深めることができます。

マニュアル作成時は、読み手がすぐに行動に移せるよう工夫してみてください。

(7)ITツールを活用する

社内マニュアル作成に際しては、効率的な運用のためにITツールの活用が欠かせません。WordやExcel等の従来から使われているものから、専用のマニュアル作成ツールまで、便利なツールがたくさんあります。

例えば、「Googleドキュメント」や「Microsoftチーム」はクラウド上でデータを共有し編集することが可能で、リアルタイムでの更新や共同作業が行えます。これにより手間を省き、業務効率化を図ることができます。

また、「ProProfs Knowledge Base」などのマニュアル作成ツールを用いると、テンプレートを利用したり、一から作成したりと自由度が高く、見た目の整ったマニュアル作成が可能です。

ITツールの選択は、マニュアルの内容や目的、そして使用者のスキルによって異なります。最適なツールを選ぶことで、より良いマニュアル作成が期待できます。

5.社内マニュアル作成のためのツール紹介

社内マニュアル作成には、便利で適切なツールの使用が欠かせません。ツールの選定に当たっては、編集のしやすさ、見やすさ、そしてセキュリティ面を考慮した選択が重要です。

(1)Microsoft Word・Excel・PowerPoint Microsoft Office製品は、文書作成やデータ管理、プレゼンテーション作りに適したツールです。特にWordは、文章ベースのマニュアル作成に最適で、Excelは表計算やデータの整理に優れています。

(2)更新しやすく見やすいツールの選定 Google DocsやQuipなどのクラウド型ツールは、リアルタイムでの共同編集や履歴管理が可能で、マニュアルの更新が容易です。また、視覚的にわかりやすいマニュアル作成には、CanvaやCacooなどのグラフィックツールもオススメです。

(3)セキュリティ面も考慮したツール選びマニュアルには重要な情報が含まれるため、セキュリティも重視すべきです。たとえば、OneDriveやGoogle Driveなどのストレージサービスは、アクセス制限機能があるため安心です。

(1)Microsoft Word・Excel・PowerPoint

Microsoft Word、Excel、PowerPointは社内マニュアル作成に非常に便利なツールです。それぞれ特性を活かして使用することで、効率的かつ見やすいマニュアルを作成できます。

Wordは文章中心のマニュアルで、項目別に内容を整理しやすいのが特徴です。画像や図表の挿入も容易で、説明を視覚的に伝えることも可能です。

Excelは繰り返しの手順やチェックリストなど、表形式で整理するのに適しています。セルごとに手順を分けることで、一目で必要な情報を把握できます。

PowerPointは視覚的な説明が必要な場合や新人研修など、他の人に伝える際に便利です。スライドごとに情報を分け、図や画像とともに手順を伝えることができます。

これらのツールは一般的であり、社内で共有しやすいのも大きなメリットです。適材適所で活用しましょう。

(2)更新しやすく見やすいツールの選定

マニュアル作成ツールの選定は、その後の更新作業の手間や、マニュアルの見やすさに直結します。そのため、以下の要素を考慮することが重要です。

①更新作業のしやすさ：ツール自体がシンプルで操作が理解しやすいものを選びましょう。また、一部更新があった場合でも全体のレイアウトが崩れにくい、安定したツールが理想的です。

②見やすさ：マニュアルは見た目も大切。ツールによっては図やイラストを容易に挿入できるものもあります。読み手が一目で理解できるよう、視覚的な情報を豊富に盛り込めるツールを検討しましょう。

オススメのツールとしては、「Googleドキュメント」や「Evernote」が挙げられます。これらは操作性が良く、複数人での共有・編集も可能で、見た目も整えやすい特長があります。

(3)セキュリティ面も考慮したツール選び

社内マニュアルの作成においては、ツールの選択も重要なポイントとなります。特に企業情報が詰まったマニュアルを作成・管理する場合、情報漏えいなどのセキュリティリスクをしっかりと考慮したツール選びが求められます。

例えば、クラウド型のドキュメント作成・共有ツールを利用する場合は、以下のようなポイントをチェックしてみましょう。

パスワード保護：作成したマニュアルには企業の重要な情報が含まれるため、パスワードによるアクセス制限が設けられているか確認します。
SSL/TLS暗号化：通信内容が外部から見られないように、SSL/TLSによる暗号化機能があるかチェックします。
ユーザー管理：特定のユーザーのみがアクセスできるような管理機能があるか確認します。

これらを踏まえ、社内マニュアル作成のツールを選びましょう。正しいツール選びが、企業の重要な情報を守り、適切な運用を可能にします。

6.マニュアル作成後の運用と更新

マニュアルが完成したら、次はその運用と更新が重要なポイントとなります。

(1) マニュアルの浸透と有効活用の確認

まずは、作成したマニュアルが全ての関係者に確実に伝達され、理解されているかを確認します。これは社内での説明会や勉強会を行うことで達成できます。また、定期的に実際の業務においてマニュアルが活用されているかをチェックし、改善点があればフィードバックをもらいましょう。

(2) マニュアルの更新と見直し

次に、マニュアルは定期的に見直しを行い、業務の変化に合わせて内容を更新していくことが求められます。更新のタイミングは、例えば、半年に一度や年に一度などを目安に設定します。

(3) 研修の意義とその実施

最後に、新たなメンバーが入った際やマニュアルの大幅な変更があった場合は、研修を実施します。これにより、全員が正確に業務を理解し、品質の均一化を図ることができます。

(1)マニュアルの浸透と有効活用の確認

マニュアルの有効性を確認するためには、実際の業務に活用され、浸透が確認されることが重要です。マニュアルが完成したら、一人ひとりに配布し、内容を理解してもらうための説明会などを開催しましょう。また、新たな業務手順が適用された後の工程時間やエラーレートなどの指標を比較し、効果測定を行います。

【効果測定方法】

指標	測定前	測定後
工程時間	30分	20分
エラーレート	10%	5%

定期的にこれらの指標を確認し、マニュアルの有効性を検証しましょう。また、業務内容の変更や改善が行われた際には、マニュアルも合わせて更新することが求められます。

(2)マニュアルの更新と見直し

マニュアルを作成したら終わりではありません。業務改善や新たな業務の追加、リスク対策など、組織のニーズは日々変化します。そのためにも、マニュアルは定期的に見直し、必要な更新を行うことが必要です。

更新のポイントは二つあります。

定期的な見直し：マニュアルの内容が実際の業務フローとずれていないか定期的にチェックしましょう。例えば、半年ごとに全体の見直しを行うなどが良いでしょう。
ユーザーフィードバックの活用：マニュアルを使っている実際のユーザーからのフィードバックも重要です。彼らの視点から見た改善点や問題点を積極的に取り入れ、より使いやすいマニュアルを作り上げましょう。

これらの更新作業を通じて、社内マニュアルは組織の成長とともに進化し続けます。この継続的な改善が、業務効率向上の一環として不可欠なのです。

(3)研修の意義とその実施

新しい社内マニュアルが完成した後でも、すぐに全員が理解し、適用するのは困難です。ここで必要となるのが研修です。具体的には、新たなマニュアルの内容を理解し、実際の業務に適用するための研修を行うことが重要です。

まず、研修ではマニュアルの内容を全員が確認する機会を設けます。それにより、各自がマニュアルを自分の業務にどのように活用するか理解を深めることができます。また、研修を通じて疑問点や誤解を解消することで、マニュアルの効率的な使用が可能となります。

次に、研修では実際の業務現場でマニュアルを活用するシミュレーションを行うことが有効です。具体的な業務場面を想定してロールプレイを行うことで、マニュアルを業務に活かす方法を体感することができます。

以上のように、研修は社内マニュアルの適切な理解と活用を促進します。マニュアル作成後の研修は、その効果を最大限に引き出すために必要不可欠なステップなのです。

7.まとめ

本記事では、社内マニュアル作成の重要性から、具体的な作成方法、運用・更新方法まで詳しく解説しました。社内マニュアルは、業務の効率化や新人教育のスムーズ化、知識の共有など、組織にとって多大なメリットをもたらします。

以下に本記事のポイントをまとめます。

マニュアル作成の目的設定とスケジュール作成
現状の業務フロー把握と標準化
問題点の洗い出しと改善策の検討
わかりやすいマニュアルの作り方（シンプルな表現、初心者向け、視覚的にわかりやすい）
ITツールの活用

これらを踏まえ、効果的な社内マニュアルを作成し、適切に運用・更新することで、業務効率化と知識共有を実現していきましょう。

社内マニュアル作成の重要性とその成功のコツの再確認

ここまでの記事を通して、社内マニュアル作成の重要性とその作成の成功秘訣について詳しく解説してきました。再度、その要点を整理しましょう。

まず、社内マニュアルの重要性です。それは、業務の効率化、新入社員の教育、業務の標準化、ミスの防止など、企業運営における多大なメリットをもたらします。そして、そのメリットを最大限に引き出すためには、わかりやすさと更新の継続が必要となります。

次に、成功するマニュアル作成のコツです。これは7つあり、シンプルで初心者でも理解できる表現、読み手の具体的なイメージ、見た目のわかりやすさ、運用開始後の見直し、即実行可能な内容、ITツールの活用が挙げられます。

これらを元に社内マニュアルを作成することで、より良い組織運営が可能となります。ぜひ、今回学んだポイントを活かしてみてください。