【ビジネス必見】誰でも簡単に作れる！「マニュアル作成テンプレート」の活用法

1.はじめに

本記事では、ビジネスシーンで頻繁に用いられるマニュアルの作成について、テンプレートを活用する方法をご紹介します。マニュアル作成は、社内の業務効率化や品質維持に欠かせない重要な工程です。しかし、一から作成するとなると時間や労力がかかりますし、抜け漏れも心配です。

そこで活躍するのが「マニュアル作成テンプレート」です。テンプレートを使用すれば、各項目の構成やデザインが整った形で提示されるため、業務効率化が図れますし、抜け漏れも防げます。

今回の記事を通じて、マニュアル作成の基本的なポイントからテンプレートの活用方法、無料テンプレートの提供サイトなど、マニュアル作成に関する全てを学んでいただければと思います。これからマニュアル作成を行う方、マニュアル作成にお困りの方の一助となることを期待しています。

2.マニュアル作成でテンプレートを活用するメリット

マニュアル作成にテンプレートを活用すると、以下のようなメリットがあります。

(1)品質の担保：テンプレートは、適切なフォーマットと構造を持っています。これにより、情報が正確に伝わり、読者が理解しやすい質の高いマニュアルを作成することが可能です。

(2)効率的な作成：テンプレートを使うことで、マニュアルの構造やデザインをゼロから考える手間が省けます。時間と労力を大幅に削減でき、効率的に作業に取り組むことができます。

(3)抜け漏れの防止：一からマニュアルを作ると、重要な情報を忘れてしまうことがあります。しかし、テンプレートを使用すれば、必要なポイントを確実にカバーできます。

(4)デザインの統一：テンプレートを使用すれば、全体の見た目が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。これは、企業内マニュアルの場合、特に重要な点となります。

以上のメリットを理解し、うまくテンプレートを活用して効率的に質の高いマニュアルを作りましょう。

(1)品質の担保

マニュアル作成にテンプレートを活用する最大のメリットは、品質の担保です。テンプレートは専門家が作成したものであり、その品質は確かです。また、同じフォーマットを使用することで、一貫性が保たれ、読者にとっても理解しやすい内容となります。

以下にその具体例を表で示しましょう。

テンプレート利用前	テンプレート利用後
マニュアル作成の経験が浅い者でも	専門家の知見が盛り込まれた
バラバラなフォーマット	統一されたフォーマット
読者が理解しにくい可能性	読者が理解しやすい

このように、テンプレートを活用することで、マニュアル作成を始めてもすぐに高品質な結果を出せるのです。

(2)効率的な作成

テンプレートを活用することで、マニュアル作成の効率性が飛躍的に向上します。まずはテンプレートを基に、必要な項目を洗い出しましょう。その後、それぞれの項目に具体的な内容を入力していくだけです。

例えば、以下のようなテンプレートを用いると効率的です。

項目	内容
目的	マニュアルの目的を明示
操作手順	具体的な手順を詳細に記述
注意点	特に注意すべき事項を記載

このような流れで作業を進めることで、思考の時間を減らし、作業時間を大幅に短縮することが可能です。また、テンプレートは一度作成すれば何度でも利用できるため、同様のマニュアル作成がある場合にも大変便利です。

(3)抜け漏れの防止

マニュアル作成における大きな課題の一つが「抜け漏れ」です。特に、複雑な業務をマニュアル化する際に、重要な詳細を見落とすことがあります。

テンプレートを活用することで、この問題を効率的に解決できます。テンプレートはすでに一連の基準に基づいて構築されていますので、それを使用するだけで主要な要素をカバーできます。以下に具体的な例を表にて示します。

項目	テンプレート活用前	テンプレート活用後
作業手順	漏れが懸念	テンプレートに項目として掲載済
必要な道具	記載忘れる場合あり	テンプレートに項目として掲載済
注意点	重要性把握が難しい	テンプレートで強調表示

このようにテンプレートは、情報の抜け漏れを防止し、すべての必要な詳細が適切に記録されていることを確保します。

(4)デザインの統一

マニュアルを作成する際、デザインの統一は重要なポイントの一つです。同じマニュアル内でデザインがバラバラだと、読み手にとっては混乱を招きますし、全体の印象も散漫になります。

具体的な統一方法としては以下の3点が挙げられます。

1. フォントやフォントサイズの統一： マニュアル全体で使用するフォントやフォントサイズを統一することで、一貫した視覚的印象を与えることができます。
2. 色の使用： 色彩は情報伝達手段として非常に強力です。特定の色を意味に対応させることで、それらをすばやく識別するのを助けます。
3. レイアウトの統一： ページのレイアウトや配列を統一することで、読み手は新しいページを開くたびに何がどこにあるかを予測できます。

以上のように、テンプレートを使用することでデザインの統一が容易になり、マニュアルの質を向上させることが可能です。

3.マニュアル作成のポイント

マニュアル作成には、以下の5つのポイントを意識することが効果的です。

(1)伝えたい内容の明確化 どのような知識が必要で、何を目的としているのかを明確にします。曖昧な表現は避け、必要な情報だけを簡潔にまとめましょう。

(2)5W1Hの意識 マニュアル作成において、”Who”（誰が）, “What”（何を）, “When”（いつ）, “Where”（どこで）, “Why”（なぜ）, “How”（どのように）を明確にすることで、読者が理解しやすいマニュアルを作ることができます。

(3)初心者にも理解できる内容への簡潔化 用語や専門知識を出来るだけ避け、初心者でも理解できる簡単な言葉を使いましょう。

(4)視覚的な配慮とシンプルなデザイン 読みやすさを考慮し、適宜図表や箇条書きを使用します。また、色使いやデザインもシンプルに保つことで、視覚的な混乱を避けることができます。

(5)読者目線の配慮と重要箇所の強調 読者がどの部分を重視するのかを考え、重要なポイントは強調しましょう。これにより、読者が必要な情報をすぐに把握することが可能となります。

(1)伝えたい内容の明確化

マニュアル作成の初めの一歩は、「何を伝えたいのか」を明確にすることです。具体的には、マニュアルが目指す目標と、その達成のために必要な手順や知識を明確に設定します。これにより、作成者自身が混乱する事なく、一貫した情報を読者に提供することが可能となります。

以下に、この内容の明確化を行うための表を示します。

目標	必要な知識	必要な手順
例：新人研修での基本業務習得	– データ入力方法
– 社内システムの使い方	– データ入力の操作手順
– 社内システムのログインからログアウトまでの流れ

このように、初めに目標とそれに付随する知識と手順を明確にしておくことで、マニュアル作成時の混乱を避け、効率的に作業を進めることが出来ます。

(2)5W1Hの意識

マニュアル作成時に大切なのが「5W1H」の意識です。「5W1H」は、「Who（誰が）」「What（何を）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」の頭文字を取ったもので、情報を完全に伝えるための基本的な質問項目です。

例えば、「新人社員が業務に必要な書類を作成する」という項目を考えてみましょう。「新人社員」が「Who」、「業務に必要な書類を作成する」が「What」、「初日の午後」が「When」、「オフィス内の自分のデスクで」が「Where」、「業務を遂行するため」が「Why」、「PCを使用し、指定のテンプレートを利用して」が「How」となります。

これら全てを明確にすることで、読み手に対し具体的で分かりやすいマニュアルを提供することができます。

(3)初心者にも理解できる内容への簡潔化

マニュアル作成の大切なポイントの一つは、初心者にも理解できるように内容を簡潔化することです。専門用語や業界特有の言葉を使うと、初めてその業務を担当する人にとっては理解しづらい可能性があります。

たとえば、以下のように「専門用語」の説明を入れる工夫が有効です。

専門用語	意味
エンハンス	改善すること
コンプライアンス	法令遵守

また、簡潔な文章にするためには、1つの操作手順を一文で表現するよう心掛けましょう。例えば、「ボタンを押し、メニューから選択し、入力する」といった複数の手順を一つの文章にまとめず、「ボタンを押す→メニューから選択する→入力する」と分けて記載すると、視覚的にも理解しやすくなります。

以上のように、初心者でも理解できるような工夫をすることで、マニュアルの効果は格段に上がります。

(4)視覚的な配慮とシンプルなデザイン

マニュアル作成では、視覚的な配慮とシンプルなデザインが重要です。マニュアルは人々が疑問や問題を解決するための道しるべとなるもの。そのため、情報を視覚的に捉えやすい形で表現することが求められます。

具体的には、項目ごとに見出しや番号、箇条書きを利用して分かりやすく整理すること。また、表や図、写真などを活用して、文字だけでは伝えにくい情報も視覚的に把握できるようにすることです。以下に具体的な例を示します。

【テーブル1】マニュアル作成時の視覚的配慮

要素	ポイント
見出し	項目ごとに明確に設定
番号・箇条書き	情報を整理し易さ向上
図・写真	文字では伝えにくい情報を補完

また、シンプルなデザインも大切です。複雑なデザインは読者が混乱してしまうこともありますので、情報の伝達が最優先となるマニュアルでは、シンプルかつ一貫したデザインを心掛けましょう。

(5)読者目線の配慮と重要箇所の強調

マニュアル作成時の重要なポイントは、読者目線で考えることです。初めて操作する人が理解できるような、直感的でわかりやすい文章を心掛けましょう。例えば、「ボタンをクリック」と書くだけではなく、「赤いボタンをクリック」と具体的に記述することで、操作の手間を省くことが可能です。

また、重要な箇所は強調表示を活用しましょう。特に注意が必要な部分や重要なステップは、太字や色付け、下線などを用いて視覚的に際立たせると、一目で伝わります。しかし、強調表示は全体のバランスを考え、適度に使用することが大切です。強調箇所が多すぎると、逆に重要な情報が埋もれてしまう恐れがあります。

テンプレートを使用する場合も、同様の配慮が求められます。テンプレートの選択時には、読者が迷わないシンプルなデザインを選び、自社の情報を明確に伝えるスペースが十分確保されているものを選びましょう。

4.マニュアル作成手順の詳細とテンプレートの活用

マニュアル作成の手順を詳細に見ていきましょう。

(1)まず始めに、「要点の整理」を行います。これは、伝えたい事項を明確にし、マニュアルの目的を設定する重要なステップです。テンプレートを使用することで、効率的に要点をまとめ、項目ごとに分けることが可能となります。

(2)次に「スケジュールの制定」をします。作成から完成までの日程を明確に定め、各工程の期限を設定します。テンプレートにはスケジュール表が含まれており、作成工程を円滑に進めることができます。

(3)「マニュアルの構造策定」では、マニュアル全体の流れを設計します。テンプレートを使用すれば、一貫した形式で整理することが可能です。

(4)最後に、「時系列での整理と担当者分け」を行います。各項目ごとに担当者を割り当て、作業負荷を分散させることが重要です。また、テンプレートには作業分担表も設けられていますので、全体の進行管理が容易になります。

このように、テンプレートを活用すれば、効率的かつスムーズなマニュアル作成が可能となります。

(1)要点の整理

マニュアル作成の第一歩は、伝えたい要点を整理することです。まずは、マニュアルの目的と対象読者を明確に定めましょう。例えば、新人教育用のマニュアルなら、初めて業務を行う人が理解できるような内容となる必要があります。

次に、内容の構造化を行います。以下の表に示すように、大きなテーマごとに「章」を設定し、その下に具体的な「項目」を設けます。これにより、全体の流れが見えやすくなり、抜け漏れも防げます。

章	項目
1. システムログイン方法	1-1. ID・パスワードの入力方法
	1-2. パスワードの初期化方法
2. 基本操作	2-1. メニューの操作方法
	2-2. ファイルの保存・開き方

テンプレートを使用する場合、これらの要点を埋め込んでいくだけで、効率的にマニュアルを作成することが可能となります。

(2)スケジュールの制定

マニュアル作成には、計画的に取り組むことが重要です。スケジュールを明確に制定し、それに沿って作業を進めることで、効率的に高品質なマニュアルを作ることが可能となります。

まず、全体のスケジュールを決定しましょう。マニュアルの作成期限や中間チェックの日程等を細かく設定しましょう。次に、具体的な作業スケジュールを立てます。以下が一例です。

作業内容	予定日数
要点の整理	1日
マニュアルの構造策定	2日
テンプレートの選定	1日
実際の記述	5日
レビューと修正	3日

このように、各作業ごとの予定日数を設けることで、計画通りに進行させることが可能となります。また、途中で遅れが出た場合も、全体のスケジュールを元に調整が可能です。このようなスケジュール管理は、マニュアル作成だけでなく、あらゆるプロジェクトにおいて有効な手法です。

(3)マニュアルの構造策定

マニュアル作成の大切なポイントとして、構造の策定が挙げられます。マニュアルは、情報を伝えるための文書ですので、その情報がどのように構成されているかが重要となります。

まず、マニュアル全体の流れや章立てを計画しましょう。どのような内容を何ページにわたって説明すべきか、項目は何にすべきかなどを明確にします。以下に簡単な表を作成しました。

項目	内容
全体の流れ	マニュアルの開始から終了までの一連の流れ
章立て	マニュアルを何章に分けるか
各章の内容	各章で何を説明するか

テンプレートを活用すると、この構造策定もスムーズに行えます。テンプレートは既に一定の構造が設定されているため、それに従って情報を入力していくだけで構造的なマニュアルが完成します。

(4)時系列での整理と担当者分け

マニュアル作成では各作業の実施タイミングや、その作業を担当する人を明確にすることが重要です。時系列での整理を行うことで、作業フローを視覚的に把握しやすくなります。

たとえば、次のような表をテンプレートに追加しましょう。

項目	実施タイミング	担当者
マニュアルの要点整理	月曜	山田
スケジュール制定	火曜	佐藤
マニュアルの構造策定	水曜	高橋

このような表を活用することで、「誰が」「いつ」何をすべきかが一目でわかります。これにより作業の進行管理が容易になり、マニュアル作成の効率を大いに高めることができます。

5.無料マニュアルテンプレート提供サイト一覧

マニュアル作成に役立つテンプレートを提供している無料サイトをいくつかご紹介します。

(1)「SILAND.JP」では、シンプルで読みやすいマニュアルに特化したテンプレートが用意されています。さまざまな業種やシーンに合わせた種類があり、初めてマニュアル作成を行う方でも安心です。

(2)「Microsoft」は、Office製品との互換性を持つテンプレートを提供。既にOffice製品を利用している方には手間なく導入できます。

(3)「経費削減実行委員会」では、コスト削減に焦点を当てたマニュアルテンプレートが特徴。効率的なマニュアル作成でコスト削減を目指す方にはおすすめです。

(4)「Bizroute」は、ビジネスシーンでよく用いられる形式のテンプレートが豊富で、使いやすさが魅力。

(5)「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」は種類豊富なテンプレートが用意されており、ニーズに合わせて選ぶことが可能です。

(6)「プレゼンデザイン」は、視覚的な要素が強調されたデザイン性の高いマニュアルテンプレートが揃っています。

これらのサイトを活用し、効率的なマニュアル作成を実現しましょう。

(1)SILAND.JP

SILAND.JPは、ビジネスシーンで必要不可欠となるマニュアル作成テンプレートを豊富に提供しているサイトです。手順書や操作説明書だけでなく、社内ルールや教育資料など、シーンに合わせた様々なマニュアルが揃っています。

テンプレートの特徴として、見やすさと分かりやすさを重視したデザインが挙げられます。項目別に情報を整理し、視覚的に理解しやすいよう図表やイラストを活用しています。また、テンプレートだからこそ、担当者が異なっても一貫した品質とフォーマットが守られます。

さらに、SILAND.JPのテンプレートはWord形式で提供されているため、自由に編集が可能です。自社のニーズに合わせてカスタマイズし、独自のマニュアルを作成することができます。これにより、マニュアル作成が効率化され、時間とコストを大幅に削減することが可能となります。

このような特徴から、SILAND.JPのマニュアル作成テンプレートは、業務効率化と情報共有のための強力なツールと言えます。

(2)Microsoft

Microsoftでは、様々なマニュアル作成テンプレートを提供しています。Office製品の一部であるWordやPowerPointを使って、プロフェッショナルな見た目の文書を作成することが可能です。

まず、Microsoftの公式ウェブサイトにアクセスしましょう。次に、「マニュアルテンプレート」というキーワードで検索を行います。検索結果から目的に合ったテンプレートを選択し、「ダウンロード」をクリックすれば、自分のパソコンにテンプレートファイルがダウンロードされます。

ダウンロードしたテンプレートは、WordやPowerPointで開き、編集が可能です。自社のブランドカラーやロゴを追加したり、文面や項目を独自の内容に書き換えることで、オリジナルのマニュアルを作成することができます。

また、Microsoftのテンプレートは、デザイン性に富んでいます。視覚性を重視したマニュアル作成にも適しており、ユーザーにとってわかりやすい情報伝達が期待できます。

(3)経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、会社内で働きやすい環境を作るためのツールとして、さまざまなテンプレートを提供しています。その中でも、マニュアル作成テンプレートは、業務効率化に役立つことから注目を集めています。

このテンプレートは、マニュアル作成の流れや注意点を詳細に解説したもので、初めてマニュアルを作る方にも安心して利用できます。また、その内容は一般的なマニュアル作成に使えるものから特定の業務に特化したものまで多岐にわたります。

さらに、テンプレートを使うことで、新たなマニュアル作成の際にも時間とコストを削減できます。これは経費削減にも繋がるため、コストパフォーマンスに優れています。

つまり、経費削減実行委員会のマニュアル作成テンプレートは、初めてのマニュアル作成からコスト削減まで、多方面にわたる課題を解決するための有効なツールと言えるでしょう。

(4)Bizroute

「Bizroute」は、ビジネス人向けの情報提供サイトであり、その中には多数のマニュアル作成テンプレートも提供されています。具体的な内容としては、業務手順書、説明書、取扱説明書といった多岐にわたるマニュアルが揃っております。

その特徴は、以下の3点に集約されます。

1. 分かりやすい構成： テンプレートは、目的別や業務内容別に分かれているので、必要なマニュアルをすばやく選択できます。
2. 実用的なデザイン： ビジネスシーンに適したシンプルで見やすいデザインが採用されています。これにより、伝えたい情報が一目で理解できるよう配慮されています。
3. 編集の自由度： Wordファイル形式で提供されているため、自社のニーズに合わせて自由に編集可能です。

「Bizroute」のマニュアルテンプレートは、その高い利便性と自由度から多くのビジネスパーソンに支持されています。

(5)[文書]テンプレートの無料ダウンロード

「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」は、あらゆる種類のマニュアル作成に役立つテンプレートを提供しているサイトです。このサイトでは、目的別や業務別に分けられた豊富なテンプレートが無料でダウンロード可能です。

具体的なテンプレート例としては、「新入社員向けオリエンテーションマニュアル」や「リモートワーク導入マニュアル」、「各種プロジェクトマネージメントマニュアル」などがあります。以下にいくつかのテンプレートを一覧にしました。

テンプレート名	適用分野
新入社員向けオリエンテーションマニュアル	人事・研修
リモートワーク導入マニュアル	遠隔勤務
各種プロジェクトマネージメントマニュアル	プロジェクト管理

これらのテンプレートを活用することで、作成時間の短縮はもちろん、内容の充実度を高めることができます。なお、各テンプレートはWord形式で提供されており、ダウンロード後すぐに編集が可能です。

(6)プレゼンデザイン

「プレゼンデザイン」は、他のサイトとは一線を画すマニュアルテンプレートを提供しています。特に、パワーポイントを活用したビジュアルに優れたマニュアル作成が可能となる点が魅力です。

以下に、同サイトの特徴を表にまとめておきます。

特徴	説明
ビジュアル重視	図表やグラフなどを用いて視覚的に訴えるマニュアルが作れます。
パワーポイント対応	パワーポイントのテンプレートとして利用できるため、直感的な編集が可能です。
多様なテーマ	様々な業種・目的に対応したテーマが豊富に揃っています。

「プレゼンデザイン」の利用は、マニュアル作成における情報の伝達力を一段と高めます。ただし、ビジュアルが重視される分、情報量が多いマニュアルでは慎重なレイアウト設定が求められます。

6.マニュアル作成の問題点とその解決法

マニュアル作成の際には、いくつかの問題点が浮上する事があります。一つ目は「伝えたい情報が冗長となりやすい」点です。多くの情報を詰め込みすぎると、読む側は必要な情報にたどり着くまでに時間が掛かってしまいます。

二つ目は「専門用語の過度な使用」です。マニュアル制作者が業界人であるため、専門用語を多用しすぎて初心者には理解しきれない内容になることがあります。

これらの問題を解決するためには、以下のような手法が有効です。

問題点	解決法
冗長な情報	伝えたいことを整理し、必要最小限の情報に絞る
専門用語の過度な使用	一般的な言葉で説明する、または専門用語を使う場合はその用語の定義を明確にする

テンプレートの活用も一つの解決法となります。テンプレートでは項目が整理されており、冗長な情報を排除しやすいです。また、一般的に理解しやすい表現が用いられているため、専門用語の過度な使用も防げます。

7.まとめ

本記事を通じて、ビジネスシーンにおける「マニュアル作成テンプレート」の活用法について学びました。

(1)テンプレートの活用による効率的なマニュアル作成 マニュアル作成のポイント、手順の詳細を押さえつつ、テンプレートを活用することで、品質の担保、効率的な作成、抜け漏れの防止、デザインの統一性など、効果的なマニュアル作成が可能です。特に、初心者でも簡単に扱えるテンプレートは有用性が高いと言えます。

(2)いつでも参照できる無料マニュアルテンプレートサイトの活用 また、無料で利用できるマニュアルテンプレート提供サイトを紹介しました。これらのサイトを活用することで、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成することが可能です。

これらの知識を活かし、日々の業務でのマニュアル作成に役立ててください。

(1)テンプレートの活用による効率的なマニュアル作成

マニュアル作成にテンプレートを活用することで、効率的な作業が可能になります。まず、テンプレートを使用することでマニュアルのレイアウトやフォーマットが一貫性を保つことができます。これにより、読者が情報を容易に理解し、追いやすい文書に仕上がります。

さらに、テンプレートは全体の構造やセクションの順序など、マニュアル作成の初期段階での大枠を提供します。これにより、作成者は内容の詳細に集中することができ、全体の作成時間を大幅に短縮できます。

また、テンプレートを使用すると、繰り返し同じタスクを行う場合でも同じスタイルやレイアウトを維持することが容易になります。これは、特に大規模な企業や組織で重要な利点となります。

【表1】 テンプレート活用のメリット

メリット	説明
一貫性	レイアウトやフォーマットが統一される
効率性	大枠が提供されるため、詳細に集中できる
管理性	繰り返しタスクでも同じスタイルを維持できる

以上のようなメリットから、マニュアル作成においてテンプレートの活用は欠かせないと言えます。

(2)いつでも参照できる無料マニュアルテンプレートサイトの活用

マニュアル作成においてテンプレートを活用することで、形式の統一や品質の維持、作業効率の向上が期待できます。特に無料で提供されているテンプレートは、初めてマニュアルを作成する方でも手軽に利用できるため大変便利です。

以下に、いつでも参照できる無料マニュアルテンプレートを提供しているサイトをご紹介します。

サイト名	特徴
SILAND.JP	ビジネス用途に特化したテンプレートが豊富
Microsoft	Office製品との親和性が高く、操作が容易
経費削減実行委員会	経済性を考慮したマニュアル作成に有用
Bizroute	業界特化型のテンプレートが揃っている
[文書]テンプレートの無料ダウンロード	一般的な文書作成に活用できるテンプレートが多数
プレゼンデザイン	視覚的に魅力的なマニュアル作成が可能

これらのサイトを活用することで、自社のビジネスニーズに合ったマニュアルを効率良く作成することができます。