- マニュアル作成TOP
- コラム
- 「業務マニュアルがわかりやすくなる」エキスパートが教える5つのポイント
「業務マニュアルがわかりやすくなる」エキスパートが教える5つのポイント
1. はじめに
今日、新しい業務を任されるときに頼りになるのが「業務マニュアル」です。しかし、マニュアルが複雑すぎて理解できない、見つけたい情報が見つからない、更新が面倒で手が回らないと感じていませんか？そんな課題を解決するのが、「わかりやすい業務マニュアル」です。
この記事では、マニュアル作成のエキスパートが教える「わかりやすい業務マニュアル」の作り方と、そのための5つのポイントを紹介します。また、おすすめのマニュアル作成ツールも紹介しますので、最後までぜひ読んでみてください。業務マニュアル作成の参考になれば幸いです。
2. わかりやすい業務マニュアルとは
わかりやすい業務マニュアルとは、まず(1)業務の目的やゴールが明確であることが求められます。マニュアルは、業務を理解し実行するための道しるべです。目指すべきゴールが曖昧だと、使用者は混乱を招く可能性があります。
また、(2)業務の全体像を把握できる構成とすることも大切です。業務の流れや関連性を視覚化できるように、各項目は論理的な順番に並んでいることが望ましいです。
更に、(3)工夫を施した使いやすいマニュアルは、操作方法や手順が具体的で、使用者が簡単に参照できる形式が好ましいです。
最後に、(4)見やすく読みやすいデザインも重要な要素です。情報を整理し、視覚的にわかりやすいレイアウトや色使いが計られていると、使用者はストレスなくマニュアルを読み進められます。これらのポイントを心掛け、使用者にとってわかりやすいマニュアル作りを目指しましょう。
(1)業務の目的やゴールが明確
業務マニュアルを作成する際に最も重要な点の一つは、その業務の目的やゴールが明確にされていることです。業務の目的がはっきりしていると、具体的な手段や手順も明瞭になります。また、その業務を遂行する上での最終的な到達点が明示されていることで、マニュアルを利用するユーザーは何を目指して行動すべきかを理解しやすくなります。
以下に業務マニュアル作成時の目的とゴールの設定方法を表に示します。
| 作成ステップ | 説明 |
|---|---|
| 目的設定 | 業務を行う主要な目的を明確にする。これが業務の根幹となるため、具体的で明瞭な表現を心掛ける。 |
| ゴール設定 | 業務遂行後に得られるべき成果を明記する。ここで設定するゴールは、業務の目的達成を具体的に示すものとする。 |
これらのステップを踏むことで、業務マニュアルはよりわかりやすく、効果的なものとなります。
(2)業務の全体像を把握できる構成
業務マニュアルの最も重要な点の一つは、全体像を把握しやすい構成にすることです。具体的には、業務が始まりから終わりまでどのように進行するのかを一目で理解できるように、各ステップを明確に示すフローチャートを作成すると良いでしょう。
例えば、以下のような形です。
【図1. 業務フローチャートの例】
- 入力作業
- データチェック
- 修正作業
- 最終確認
- 提出
このように全体像を視覚的に示すことで、利用者はどの作業が先で、次に何をすべきかが瞬時に理解できます。また、各ステップに詳細な説明を追加することで、具体的な手順も把握しやすくなります。
(3)工夫を施した使いやすいマニュアル
工夫を施した使いやすい業務マニュアルとは、利用者が簡単に操作手順を理解でき、効率良く業務を進めることが可能なマニュアルです。
第一に、マニュアルは目次の作成に工夫を凝らすことが重要です。具体的には、大見出し、中見出し、小見出しと階層化し、それぞれの項目に対して短い説明文を付けると、利用者は一目で内容を把握できます。
また、操作手順は順序を追って一つずつ箇条書きにし、それぞれに番号を振って視覚化します。これにより、利用者はどこを見ればよいのか、次に何をすべきなのかが明確になります。
さらに、難易度の高い操作や注意点については、強調したり、色分けしたりすることで一目でわかるように工夫すると良いでしょう。
ユーザビリティを考慮したマニュアル作成は、業務効率向上だけでなく、エラーやトラブルの防止にも寄与します。
(4)見やすく読みやすいデザイン
見やすく読みやすいデザインは、業務マニュアルの理解度を大幅に向上させます。一つのポイントは、情報を段落で区切ることです。それぞれの段落は一つの考えを表すべきで、それぞれのテーマが明確であることが大切です。
また、見出しやサブヘッダーを使って文章をさらに整理しましょう。これにより、読者は一つずつのセクションを独立して理解し、全体像を掴みやすくなります。
表や図を用いることも重要です。複数のデータやプロセスを視覚的に表現することで、テキストだけで説明するよりも理解が深まります。以下は参考の表です。
| ステップ | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| 1 | 業務の目的確認 | – |
| 2 | 手順の理解 | チェックリストを活用 |
最後に、全体のデザインをシンプルに保つことが重要です。余計な装飾は避け、一貫性のあるフォントと色を使用しましょう。これらの点を心がけると、わかりやすく効果的な業務マニュアルが完成します。
3. エキスパートが教える「業務マニュアル」の作り方
業務マニュアル作成の第一歩は、その「作成目的」及び「利用対象」を明確化することです。これにより、どのような情報を伝えるべきか、またどの程度詳細に記述するべきかが見えてきます。
次に、マニュアルの「構成案（目次）」を作成します。業務の流れを大まかに把握し、それを順序立てて分割します。この時点で全体像が見えるようにすることで、読者が迷わずに情報を探せるようになります。
その後、「必要な情報の収集と整理」を行います。業務の詳細を徹底的にリサーチし、必要な情報をピックアップして整理します。これにより、読者が必要な情報を簡単に理解できるようになります。
最後に、「各手順の詳細ライティング」を行います。具体的な作業手順を明確にし、必要であれば画像や図表を交えて説明します。これにより、読者が業務をスムーズに進められるようになります。
(1)作成目的、利用対象の明確化
業務マニュアル作成の初期段階で最も重要なのが、その「作成目的」と「利用対象」の明確化です。業務マニュアルは、何を目的として、誰に向けて作られるのかを明確にすることで、具体的な内容とスタイルが決まります。
作成目的を明示することで、マニュアルが伝えるべき情報とその深さが決まります。例えば、新人教育用のマニュアルであれば基礎的な知識から説明が必要ですが、専門家向けのマニュアルでは、専門的な用語や省略可能な情報が存在します。
また、利用対象を明確にすることは、マニュアルの形式や言葉遣いを決定します。マニュアルが初心者向けならば、易しい言葉と具体的な説明が求められます。
以下の表に、作成目的と利用対象によるマニュアルの違いを簡単にまとめました。
| 作成目的 | 利用対象 | マニュアルの特徴 |
|---|---|---|
| 新人教育 | 初心者 | 易しい言葉、具体的な説明 |
| 社内教育 | 社員 | 専門的な用語、省略可能な情報 |
これらの明確化を行うことで、効果的な業務マニュアルを作成する礎となります。
(2)マニュアルの構成案（目次）作成
業務マニュアルを作成する際には、全体の流れを明確にするためにも目次の作成は重要です。まず全体像を描き、具体的な項目を洗い出します。例えば、「はじめに」「基本操作」「高度な操作」「トラブルシューティング」など、業務の流れや頻度に応じて項目を設定します。
表1 マニュアル構成案例
| 大見出し | 中見出し | 小見出し |
|---|---|---|
| はじめに | — | — |
| 基本操作 | ログイン方法 | — |
| データ入力方法 | — | |
| ログアウト方法 | — | |
| 高度な操作 | データのエクスポート | — |
| データのバックアップ | — | |
| トラブルシューティング | パスワード忘れの対処法 | — |
その後、各項目に詳細な説明をつけていきます。目次が明確であればあるほど、読み手は必要な情報を素早く探すことができ、業務の効率化にも繋がります。
(3)必要な情報の収集と整理
業務マニュアルを作成する際、必要な情報の収集と整理は重要なステップです。まずは、業務の全体像を理解することから始めましょう。これには業務の目的や目標、行う手続き、必要な資料やツールなど、詳細な情報が含まれます。
情報収集の方法としては、実際に業務を行っているスタッフから直接聞き取ったり、既存の資料や手引きを参照したりすることが有効です。また、クラウドストレージや共有フォルダなどを活用し、情報を一元管理することも重要です。
情報を整理するためには、「何を」「なぜ」「どのように」行うかを明確にすることが重要です。具体的には以下の表のように分類しましょう。
| 分類 | 説明 |
|---|---|
| 何をするか | 業務の具体的な内容 |
| なぜ行うか | 業務の目的或いは必要性 |
| どうやるか | 業務の手順や方法 |
これらの情報収集と整理を行うことで、マニュアルがわかりやすく、効率的なものになるでしょう。
(4)各手順の詳細ライティング
「各手順の詳細ライティング」は、業務マニュアルの核心部分です。以下にそのポイントを示します。
まず、各手順は具体的でわかりやすい言葉を用いて記述します。専門用語は可能な限り避け、必要な場合は注釈をつけて説明を加えます。次に、一つの手順につき一つのアクションを書くように心掛けましょう。多くのアクションを一つの手順に束ねると混乱を招きます。
また、手順は「何を」「どうする」の順で記述し、可能なら「なぜ」も加えます。これにより、読者は目的を理解しやすくなります。
例）「電源ボタン（なにを）を押して（どうする）、コンピューターを起動します（なぜ）」
さらには、手順には番号をつけ、視覚的にも追いやすい形にしましょう。以下にその例を示します。
- デスクトップ右下の「スタート」ボタンをクリックします。
- 「すべてのプログラム」から「Microsoft Office」を選びます。
- 「Microsoft Word 2010」をクリックして起動します。
わかりやすい業務マニュアルは、詳細な手順ライティングから生まれます。
4. 高品質なマニュアルを作るための5つのポイント
まず、高品質なマニュアルを作成するための第一のポイントは、「論理的でわかりやすい文章」です。業務の手順や理由を明確に表現し、読み手が迷わないような文章構成に努めましょう。
次に「フローチャートの活用」です。業務の流れを視覚化することで、全体像を把握しやすくなります。特に複雑な業務では有効です。
そして、「図解や図表の使用」です。文字だけでは伝わりにくい内容を、図解や図表によって視覚的に示すことで理解を深めます。
また、「パソコン画面のキャプチャ画像」は、具体的な操作手順を示す際に重宝します。何をどこでクリックすれば良いのか、一目瞭然となるでしょう。
最後に「FAQの反映」です。ユーザーがよく質問する内容を予め掲載しておくと、問い合わせを減らすことができます。これらの5つのポイントを押さえて、質の高い業務マニュアルを作成してみてください。
(1)論理的でわかりやすい文章
業務マニュアルでは、論理的に整理されたわかりやすい文章が求められます。読者が迷わず、目的に沿った行動が取れるようにするためです。以下に、そのポイントを示します。
- 一貫性：同じ用語は統一し、略語の使用は避けましょう。また、全体を通して一貫した語順や表現を用いると読みやすさが増します。
- 簡潔性：無駄な情報を省き、必要な情報のみを簡潔に伝えましょう。明確で短い文章ほど理解しやすくなります。
- 明瞭性：専門用語やジャーゴンはなるべく避け、直感的に理解できる言葉を選びましょう。例）不明瞭：プロセスを最適化する。 明瞭：仕事の流れをスムーズにする。
- 手順の称号：具体的な手順名をつけると、一目で内容が把握でき、参照しやすくなります。
これらのポイントを踏まえて、業務マニュアルを作成しましょう。
(2)フローチャートの活用
業務マニュアルがわかりやすくなるためには、フローチャートの活用が不可欠です。フローチャートは、業務の手順や流れが視覚的に理解できるため、読む人が迷わずに情報を把握することが可能です。
例えば、下記のようなフローチャートを挿入することで、業務マニュアルの内容が一目でわかります。
【図】
開始 ↓ 手順1実行 → 手順2実行 ↓ ↓ 手順1完了 ← 手順2完了 ↓ 終了
フローチャートは複雑な業務もシンプルに表現できるため、初めて業務を行う人でもスムーズに業務を進めることができます。また、マニュアル作成者自身も業務の流れを整理しやすくなるというメリットもあります。
(3)図解や図表の使用
図解や図表は、複雑な手順や情報を視覚的にわかりやすく表現する優れたツールです。特に、業務の流れやプロセス、関連性のある情報などを表現する際に非常に有効です。
例えば、新しいシステムの操作手順を説明する際、テキストだけでは理解しにくい部分も、画面のスクリーンショットと矢印、注釈を交えた図解にすると、一目で理解できます。表は、条件やオプションなどを比較する際に役立ちます。
| 操作 | 手順1 | 手順2 |
|---|---|---|
| ログイン | ユーザー名とパスワードを入力 | 「ログイン」ボタンをクリック |
このように、テキストと図解・図表を適切に組み合わせることで、業務マニュアルはよりわかりやすく、効果的なものとなります。
(4)パソコン画面のキャプチャ画像
パソコン画面のキャプチャ画像は、業務マニュアルがわかりやすくなるための重要な要素です。特に、ソフトウェア操作などの具体的な手順を示す際には、視覚的に理解できるキャプチャ画像の有効性は非常に高いです。
具体的には、各手順の実施結果を示す画面をキャプチャし、それに対応する操作説明文と一緒に表示することで、読み手は「この操作を行うとこうなる」という確認が手間なくできます。
また、画像に矢印や囲み線を追加して、特に注意を引きたい部分を強調すると、より効果的です。このような工夫をすることで、マニュアルを見ただけで手順が理解できる「わかりやすい業務マニュアル」が完成します。画像の活用はわかりやすさを大きく引き立てる要素なので、ぜひ取り入れてみてください。
(5)FAQの反映
業務マニュアルをわかりやすくするために重要なのが、「FAQ（よくある質問とその回答）」の反映です。これは、業務に携わる人々がマニュアルを読んで疑問を持つ可能性がある部分に対する回答をあらかじめ準備しておく手法です。
例えば、以下のような形式でFAQをマニュアルに反映することができます。
■Q：報告書の提出期限は？ A：毎週金曜日の17:00までに提出してください。
■Q：報告書の形式は何でも良い？ A：テンプレートを使用して、Wordファイルで提出してください。
このように、FAQを反映させることで、業務を担当する人々が一般的な質問に対する回答をすぐに参照でき、作業の効率化やミスの防止につながります。十分にFAQが考慮されていないと、同じような質問が繰り返され、作業効率が下がる可能性があります。
5. おすすめのマニュアル作成ツール
業務マニュアルを作成する際には、以下のツールがおすすめです。
(1)Word：Microsoft Officeの一部として広く利用されています。文字情報だけでなく、図表の挿入やページレイアウトの調整も可能で、多機能ながら直感的に操作できます。
(2)Googleドキュメント：クラウドベースで編集や共有が容易な点が大きな特徴です。複数人での同時編集が可能なため、チームでのマニュアル作成に有効です。
(3)Googleスライド：プレゼンテーション作成ツールですが、ビジュアル重視のマニュアルに最適です。スライドごとに一つのテーマを設定し、わかりやすくまとめることが可能です。
(4)マニュアル作成に特化したSaaSサービス：プロフェッショナルなマニュアルを作成したい場合には、マニュアル専用のツールを利用することもおすすめです。テンプレートが用意されており、編集も直感的に行えます。
これらのツールを使い分けて、作成するマニュアルに適したものを選びましょう。
(1)Word
マイクロソフト社のオフィスソフト「Word」は、マニュアル作成に欠かせないツールの一つです。Wordはテキストを整理し、見やすく設定する機能が豊富にそろっています。
特にマニュアル作成に役立つ機能として、「見出し」機能があります。見出しを使用することで、全体の構成を明確にし、後から該当部分をすぐに見つけられるようになります。さらに、見出しを使用すると自動的に目次も作成することができます。
また、「図形の挿入」や「画像の挿入」機能を使って、わかりやすい図表やスクリーンショットを挿入することが可能です。これらは、読者が業務の手順を理解するのを助けます。
表1. Wordの主要機能
| 機能 | 使い方 | 効果 |
|---|---|---|
| 見出し機能 | テキストの見出しを設定 | 全体構成の明確化、目次作成 |
| 図形挿入機能 | 図形や図表を挿入 | 内容の視覚化 |
| 画像挿入機能 | 画像やスクリーンショット挿入 | 業務手順の具体化 |
以上のような機能を活用して、見やすく、わかりやすい業務マニュアルを作成しましょう。
(2)Googleドキュメント
Googleドキュメントは、無料で使えるクラウドベースの文書作成ツールです。複数人での共同編集が可能で、編集履歴も一覧できるため、業務マニュアルの作成に適しています。
以下に、その主な機能をお伝えします。
- リアルタイム共同作業 Googleドキュメントでは、同じ文書を複数人で同時に編集することができます。これにより、チームでのマニュアル作成がスムーズに進行します。
- コメント・修正機能 一部の文章に対してコメントを残すことができます。また、修正履歴を一覧できるため、どのような変更が行われたか把握することが容易です。
- テンプレートの利用 多種多様なテンプレートが用意されているため、デザインから始める必要はありません。
- クラウド保存 編集した文書は自動的にクラウドに保存されます。PCやスマホからでもアクセス可能で、場所を問わず作業を行うことができます。
Googleドキュメントはこれらの機能を活かすことで、業務マニュアルをわかりやすく効率的に作成することが可能となります。
(3)Googleスライド
Googleスライドは、パワーポイントと同様のプレゼンテーション作成ツールで、業務マニュアル作成にも適しています。特に、ビジュアル重視のわかりやすいマニュアルを作りたいときには優れたツールです。
スライド単位で情報を整理し、画像や図表を活用した説明が可能です。また、Googleドライブと連搐しているため、保存や共有が容易で、リアルタイムでの共同作業も可能です。
以下に、Googleスライドを活用した業務マニュアル作成の基本的な手順を示します。
- 新規プレゼンテーションを開き、マニュアルのテーマや内容に合わせたテンプレートを選択します。
- 各スライドに手順や注意点を記載します。画像や図表を挿入して視覚的に理解しやすくします。
- 完成したマニュアルは、共有ボタンからリンクを生成し、チーム内で共有します。
これらの手順により、Googleスライドを活用したわかりやすい業務マニュアルが作成できます。
(4)マニュアル作成に特化したSaaSサービス
業務マニュアル作成に特化したSaaSサービスも多く存在します。一例として、「ProProfs Knowledgebase」や「Nuclino」などがあります。
「ProProfs Knowledgebase」は、テンプレートを活用することで短時間でマニュアルを作成できる点が特徴的です。また、作成したマニュアルはウェブ上で公開可能で、必要に応じてアクセス制限を設けることも可能です。
一方、「Nuclino」は複数人の同時編集が可能なため、複数チームでの共同作業に最適です。また、記述した文書を即座に検索する機能もあり、大量の情報を効率的に管理できます。
これらのツールは、使いやすさと機能性を兼ね備えているため、手間を大幅に削減しながら高品質な業務マニュアルの作成が可能です。
6. まとめ
業務マニュアル作成の鍵は、「目的明確化」「構成案作成」「情報の収集・整理」「手順の詳細ライティング」の4ステップにあります。さらに高品質なマニュアルを作成するためには、論理的でわかりやすい文章を心がけること、フローチャートを活用すること、図解や図表を使用すること、画面キャプチャ画像を取り入れること、そしてFAQを反映することが重要です。これらを意識することで、ユーザーにとって使いやすい業務マニュアルが作れます。また、マニュアル作成にはWordやGoogleドキュメント、Googleスライドから、マニュアル作成に特化したSaaSサービスまで適したツールを選ぶことも大切です。これらを活用し、わかりやすい業務マニュアルを作成しましょう。