株式会社WEBマーケティング総合研究所

社内リソースではマニュアル作成が困難、プロに依頼

サービスを知ったきっかけを教えてください。

２．１のサービスを知ったのは、組織のコンサルティングやマネジメント改善を手掛ける「識学」さんのセミナーに２．１の中山社長が登壇されていたことがきっかけです。
ちょうど、マニュアルを社内で作ろうと考えていたのですが、社内リソースだけでわかりやすいマニュアルを作るのは難しい状況でした。これ幸いと中山さんにこちらからアプローチさせていただきました。

マニュアルを作成しようと思っても、まず担当者がマニュアルを作る時間がないというのが現状です。当社の場合、マニュアル作成経験がある人材がほぼいなかったので、分かりやすいマニュアル作れそうな人材が、幹部クラスしかいませんでした。そうなると、マニュアル作成に割く時間を作ることができません。

また、分かりやすいマニュアルを作れる人がいない、さらにマニュアルに何を書けばいいのか分からないというのがマニュアル作成の課題でした。
マニュアルにどういうことを書けばいいのか、分かりやすく伝えるためには、どうすればいいのか・・・「マニュアルのプロ集団」である２．１が持つノウハウに期待してお願いすることにしました。

教育コストの削減と教育期間の短縮にマニュアルが不可欠

マニュアル導入前に感じていた課題を教えてください。

マニュアルを導入する目的は、第一に教育コスト削減することでした。マニュアルを作成をする前は、新規採用した人材が前任者の頭の中にあるノウハウを学ぶために、聞き回らなければなりませんでした。後任者が複数人数いると、そのたびに前任者はレクチャーをする時間をとられます。その上、口頭で指導するため体系的に伝えることは難しく、仕事が発生するたびに前任者に聞くことになり、結果的に独り立ちするまで時間がかかってしまっていました。

マニュアルという形で前任者の頭の中にあるノウハウが整理されていると、後任者がマニュアルを見て自習してくれるわけですから、結果的に学習時間が短くなるだけでなく、前任者が引継ぎのために時間を割く必要がなく、教育にかける時間を削減することができました。

メソッドの押し付けではなく要望をかたちにしてくれる

スタッフの対応はいかがでしたか？

マニュアル作成時には、自分の頭の中が整理されてない社員や、人に伝えるのが苦手な社員に対しても、粘り強くヒアリングを続けてくださり、どうすればわかりやすいマニュアルが作れるかを当社の立場に立って対応していただきました。

「２．１としてはこういうやり方が標準かもしれませんが、当社としてはこういう風にしたい」といった要望をぶつけたところ、その要望を社内でかみ砕いていただき、当社にとって一番いいかたちで再提案してもらえたので、とてもやりやすかったです。マニュアルのプロ集団でありながら、メソッドを押し付けることなく、要望をかたちにしてくださるのが２．１のサービスの魅力です。

マニュアルの出来はいかがでしたか？

弊社では、例えば歯科医院のホームページ制作の案件に対して、歯科衛生士を採用して、その歯科衛生士にディレクター兼コンサルタントとしてお客様の担当をしてもらいます。
歯科衛生士は患者さんの歯を見るのが仕事ですから、入社前にはホームページなんてよくわからないという方がほとんどです。そういった異業種からの新入社員を短期間でコンサルタントに育てるためには、まったくの素人の子たちが読んでもわかるマニュアルが必要でした。２．１には、そんなところまで踏み込んでマニュアルを作っていただきました。

当社が求めるアウトプットのイメージやこんなものを作りたいという構想、実際にマニュアルを使って新入社員に学んでもらうために必要な観点などをしっかりと議論して理解していただき、最初の段階で方向性を合わせることができたのは良かったです。

企業経営のトッププライオリティであるマニュアル化を負担なく実現

マニュアルの導入の効果を教えてください。

マニュアル作成は組織をあげて取り組む必要があり、経営陣が主導して主要なメンバーを配置し、進行管理しながら取り組むべきプライオリティの高い一大プロジェクトです。本来であれば、そこまで踏み込まないと良いマニュアルはできません。しかし、２．１にお願いすれば、週1回程度進捗の報告を受けて、問題点を指摘すれば、後は勝手に進んでいくので、社長である私の負担はすごく楽になりました。

もう一つは、当社の社員が２．１とやりとりをしていくなかで、自分の頭の中にあるノウハウを人に伝えるために必要な考え方やまとめ方について学んでいくことで、結果的に社員教育をしていただいてると感じています。人材育成の面でも効果を得られており、ありがたいですね。

マニュアル導入を検討されている企業へ一言お願いします。

毎日行う業務については一度覚えてしまえばマニュアルを見るケースはほとんどありませんが、たまにしかないけど、あるとややこしいといった業務こそマニュアルに残しておくことをお勧めします。
マニュアルが完成すれば教育期間を短縮することができますし、係替えの際に、簡単に引継ぎができるので、異動させたいけどできないということがなくなりました。
他の会社で、ここまでちゃんとやってくださる会社は私の知る限りありません。信頼できる会社です。企業経営に活かせるマニュアルを作成したいとお考えでしたら、２．１をおすすめします。