株式会社識学

マニュアルは作成して終わりではない。習慣化し、アップデートすることに意味がある。

2.1と識学様とが出会ったのは、2016年のこと。

識学様の会社経営が三期目に入り、より大きな成長を迎える頃でした。

「おかげさまで会社としての勢いは加速していく一方でした。業務が多様化する中で課題になったのが、その品質をいかに維持するのか。組織運営にはルール作りが必要だと説いていたものの、弊社の成長スピードが加速してしまったため、いったん社内ルールを整理しマニュアル化する作業を外注しようと思ったのです。そこで出会ったのが２．１さんでした。

マニュアルというものは、作成して終わりではなく、継続的に使うからこそ意味がある。そして継続的に使うには、その都度、アップデートが必要になるのです。その点、２．１さんは毎週ヒアリングをしてくださって、

マニュアルに細かな微調整を加えてくださる。それがあれば、マニュアルと現場の作業とのズレが防げます。そういったきめ細かなサポート体制に、最大の魅力を感じました」

丁寧なインタビューによって、社内の“当たり前”が可視化された

２．１がお手伝いしたのは、6つの業務のマニュアル作成。現場担当者に細かなヒアリングをし、各作業を細かく可視化していきました。

「依頼したのは、『人事評価制度』『セミナー運営』『WEBマーケティング』『月次決算』など、全部で6種類のマニュアル作成です。なかには、現場担当者が手書きのノートにまとめていたメモを見ながらまわしている業務もあり、それが可視化できたのは非常に意義のあることでした。また、現場で得た経験値を個人のものだけにするのではなく、明文化しておくことで組織の”経験知”として蓄積できますからね。

さらに、経験で当たり前になっていた部分も堀り下げることで、あらためて明文化しておくべきことを拾えました。驚いたのは、それぞれの項目に対する“所要時間”を確認されたこと。そしてそれがマニュアルにも細かく記載されているので、各作業に自動で期限が設定され、マネジメントが非常に楽になりました。その分、時間を効率的に使えるようになったのです」

マニュアルは社員の自由を奪うものではなく、ゴールへの道のりを明確にするもの

マニュアルは社員の動きを縛り付けるものではなく、明確なゴールに向けて走り出すためのサポートツールです。

「マニュアルを作成したことで、それにがんじがらめになっているわけではありません。２．１さんのマニュアルはある程度工夫の余地を残した状態で作られているため、それぞれの担当者が定められた道幅のなかで自分なりに走り切ることができるようになっています。なかには定められた道幅がない方が走りやすいと思う人もいるかもしれません。けれど、それは豊富な経験に基づく意見であって、すべての人に共通するものではない。むしろ未経験者にとっては、ある程度の道幅を整えてあげた方が、圧倒的に走りやすいんです。

未経験者の業務レベルを一定の基準まで引き上げる。マニュアルにはそんなメリットもあるのだと感じています」

専門業務のマニュアル化が目標。“当たり前の基準”を底上げしていく

2.1のマニュアルを導入したことで、今まで以上に業務の効率化が図れたという識学様。今後も2.1のマニュアルを用いて、さまざまなチャレンジをされる予定です。

「マニュアルというものには、まだまだ大きな可能性が秘められていると感じています。今後チャレンジしていきたいことのひとつは、”業務の自動化”。たとえば、どんな人でもできるような単純作業については、完全にマニュアル化することで頭を使わずに進められるようになりますよね。もしかすると、その先にはマニュアルを取り入れたロボットやAIでの業務という未来もあるかもしれない。

そして、もうひとつ計画しているのが、法務チェックや会計処理などの、専門家の見識を必要とする業務のマニュアル化です。現状、それらの業務には専門家の手助けが必須。けれど、それらをマニュアル化することで、専門外の未経験者でもある程度のレベルの業務がこなせるようになるかもしれません。目指しているのは、”当たり前の基準”を底上げすること。そのためには、２．１さんのマニュアルをもっと活用していくことが必要不可欠だと考えているんです」

シンプルかつ理解しやすいマニュアルはクライアントからも高評価

識学様の「人事評価制度」マニュアル

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・マニュアルPDCA支援サービス

・2.1マニュアル指導における効果