株式会社ALL CONNECT (斉藤様 加藤様)

Q.マニュアル代行プラン導入のきっかけ

A.『ルール化』したことの『明確化』にマニュアルが有用と判断

斉藤氏

組織における『ルール化』と、ルールの『明確化』は、もともと必要なことと捉えていました。『ルール化』とは、読んだとおり組織のなかで共通のルールを決めること、そして『明確化』は、ルールを明文化することで個人の解釈する余地を失くし、全員の認識を揃えることを指しています。これらは当社が組織運営に用いている『識学』という学問でも、重要視されています。

私の部門は管理職が行う業務のルール化を図っており、次の明確化をどう進めるか検討し始めていたところでした。そのタイミングで、２．１代表の中山さんにお会いしました。中山さんもまた『識学』を理解されている方で、私たちとの考えかたのすり合わせはとてもスムーズでした。なかでも「明文化は目的の一つ。重要なのはルールを明確化すること」という中山さんの話には、大きな納得感があり、導入の決め手になりました。もう一つ良かったのは、マニュアル作成がヒアリングベースで進んでいくところ。当社で手を動かす部分が少なく、負荷が軽いこともポイントでした。

Q.管理職に向けたマニュアルにした理由は

A.管理職が組織の鍵を握っているため

斉藤氏

組織にとって管理職は重要なポジション。管理職しだいですべてが決まると思っています。その管理職のセットアップができれば、所属員の設定はさほど難しいものではありません。今後も『管理職マニュアル』は充実させたいと思っています。

Q.取材を通して気付いた組織の課題とは

A.属人化していた業務の平準化が進んだ ／ 部下の業務の可視化、棚卸ができた

加藤氏

『管理職マニュアル』を作成するにあたり、取材はわたしが対応しました。取材自体は、中山さんからの質問に、わたしがお答えする形で進んでいきましたが、「この業務は加藤さんだからできるのかもしれません。新人の役職者には難しいのでは」と、中山さんに指摘されるたび、管理職の業務はこれまでの経験を基に行ってきた部分が大きいことに気づきました。このように第三者視点で質問していただくことで表面化された業務は多く、新たに役職に就いた社員でも再現できるよう一つずつ掘り下げて取材していただいた点は、ありがたかったです。

斉藤氏

出来上がったマニュアルには、部下の考え、やり方がそのまま反映されています。そこには対話で拾える以上の収穫があり、部下と軸を合わせていく部分がまだまだあることを実感できました。加えて、マニュアル化は業務の棚卸にもなります。今後、組織全体を押し上げていくうえで、現在課長が行っている業務を係長以下に割り振ることができるのなら、どんどん任せていきたい。課長というポジションだからこそできる業務に、より集中してもらえるよう僕の立場から設定しなければならない部分が多いことにも気付けました。

Q.可視化することのメリット、納得感を得られた点

A.やり方を決めるということ。それで結果が出ないのなら変えればいい

斉藤氏

マニュアルには、“やり方が決まる”というメリットがあります。マニュアルに書いてあることをすれば、結果が早く出る。これは、組織全体のスピードが上がるとも言えます。その結果が望ましくないのなら違う方法を考えればいい。これこそがマニュアルの本質だと思っています。そういう意味では、本当の効果が出てくるのはこれから。1度作って終わりではなく、汎用性をより高めるためにも更新を重ねていきたいですね。

Q.マニュアル整備の社内での評価は

A.マニュアル整備のねらいに納得。他部門も導入を決めた

斉藤氏

当社の管理職は『識学』をしっかり学んでいるので、設定されていないことを設定された状態にする重要性を知っています。さらには、部下にとって不明確な部分を洗い出すことに多大な労力と時間がともなうことも……。２．１はこれらを代行してくれ、さらにはドキュメント化してくれるのですから、多くの部門が関心を示し、導入を決めました。いずれの部門も効果の出現を待ち遠しくしているようです。

Q.今後の２．１への期待

A.マニュアルで解決できる様々なことに挑戦してほしい

加藤氏

マニュアル整備の実務担当としては、さらなるマニュアルの拡充をお願いしたいです。加えて、取材のなかでお聞かせいただく他社さんの事例は勉強になる部分が多く、そういった情報提供も含め、今後もさまざまな角度から業務を省みるきっかけを投げかけていただけるとうれしいです。

斉藤氏

私は、マニュアルで解決できることは世の中にたくさんあると思っています。今後、労働人口が減少していくなか、後継者不足といった社会的な問題の解決、少人数でクオリティの高い仕事を行うという生産性向上の視点からも、マニュアルは高いポテンシャルを秘めているのでは。中山さんをはじめ御社には、引き続き高いビジョンを掲げ、挑戦を続けていただきたいです。

Q.マニュアル整備を検討中の企業に向けたメッセージを

A.管理者であるなら、『ルール化』と『明確化』は避けて通れない命題

斉藤氏

ルールがない。あっても明確になっていない。マニュアルなんて堅苦しいから自由にやりたい。これらの考えは上司として無責任であり、そんな状況で部下に失敗させてしまうのは、とても不幸なことです。なぜなら、すべてはルールを設定して、その通りにやってどうだったのかの判断でなければならないはずですから。ルールが明確なら、やり方に迷うことがありませんし、迷わないぶん結果も早く出ます。その結果を改善、改良していくことにより、確かな成果が出ます。

とはいえ、マニュアルに対し、「部下に考えさせない」「マニュアル人間が出来上がる」など、ネガティブなイメージを持つ人もいると思います。であればマニュアル作成を部下に任せてみてはいかがでしょうか。できあがったものを上司が承認すればよいのですから。マニュアルは、部下に「そんなやり方でやっているからだ」と言わないためにも、「こういうやり方じゃなかった」と言わせないためにも有用です。この効果を多くの方にぜひ体感していただきたいですね。