株式会社ALL CONNECT (西原様)

Q．マニュアル代行プラン導入のきっかけ

A．社内導入の動きを知り、関心を持った

２．１に依頼し、既にマニュアル整備をスタートしている部門から、「作成だけではなく、その後の運用まで力になってくれる」と聞いたことが、導入のきっかけでした。マニュアルに対し、作成のイメージはわくのですが、浸透を図るうえでは経験や知見がないと難しいと考えていましたので、プロのノウハウをお借りできる点を率直にいいなと感じました。

決定打は、当社が組織コンサルティングを依頼している株式会社識学が導入されていること。「識学の考え方を前提にマニュアル整備が進むのであれば、良いものができるに違いない」。そう思えたわたしは実は、中山社長と打ち合わせをする前の段階で導入する気持ちを固めていました。

Q．当時、部署にはどのような課題があったのか

A．業務の属人化が成長のボトルネックになる懸念があった

一番は、業務がスタッフに紐づいていること。今後、役職者が出た場合の引継ぎ資料も全くなく、すべてがOJTになってしまう点が課題と感じていました。そこで、『管理職マニュアル』の整備に至り、管理職が行うべき業務の可視化を図りました。

Q．取材が進むうえで得られた気づきは

A．手順が重複する業務やルールが定まっていない業務を発見できた

いま話しているこの業務手順は、少し前に話したあの業務と重複している、といった発見が何度となくありました。これらが今まで別のものと捉えていた業務のフローを共有したほうが効率的では、といった気づきにつながり、業務が次々と整理されていきました。

加えて、私が話すばかりではなく、そこから疑問点を拾って投げかけていただくことで、いままで何となくやってきた業務や手順が定まっていない業務が浮き彫りになりました。このようなあいまいな部分を明確にすることは、ルール化するうえで大切なことと認識しているので、自分では気づけない視点を持って取材していただけた点は、ありがたかったです。

Q．マニュアル整備を外部に依頼することのメリット

A．あいまいな業務に気づけ、明確化を図れる / 整備に充てる時間が確保できる

わたしは、人事部の部長と人事課の課長を兼任しているのですが、整備をするまではどこまでが課長の業務で、どこからが部長の業務なのかが、頭の中で一緒くたになっていました。しかし、取材により、これらをどこで線引きすべきかが明確になりました。これは可視化したからこその効果でした。

さらには、マニュアル整備を２．１にお願いすることにより、ある意味強制的に（笑）、マニュアルに割く時間が確保されたことも良かったです。これを社内で進めていたら、業務が差し込まれるたびに完成日が後ろ倒しになっていたでしょうから、オンスケジュールで進行できたことも大きなメリットになりました。

Q．マニュアル整備に期待する効果とは

A．会社全体の生産性向上を見据え、基本業務の完全遂行ができるようになること

マニュアル整備により、目標に対し向かう方向を明確にすることの重要性を再認識しました。今後、教育するうえでも会社や部署の考えかたに沿った行動を促せますし、ミスや事故の防止にも役立つでしょう。教育を受ける側にとっても業務に取り組むうえでの自信になり、自立のスピードが上がると考えています。これらはすべて生産性の向上につながります。当部署においては、これらを前提に新たな役職者がマニュアル通りに業務を進めることで、基本業務の完全遂行ができている状態を目指したいです。

Q． ２．１に期待すること

A． 組織の変化にともなうマニュルの見直し時も頼りにしたい

たとえばですが、今後組織が大きくなるにつれ、業務フローの変更や、別部署への業務の移管が生じることも想定されます。そういったタイミングにおいても柔軟にフォローしていただけるととても心強いです。また、マニュアルの浸透には時間をかける必要があると思っていますので、長期的な視点で寄り添ってくださるとありがたいです。

Q． これからマニュアルを導入する企業に向けて

A． 成長スピードを緩めないためにも属人化のリスク対は必須

業務が属人化することのリスクに気づきながらも、「今が大丈夫だから、大丈夫」と後回しにしていると、いざ何かが起きたときに部署にひずみが出てしまいます。スタッフに要らぬ負担をさせ、成長スピードのブレーキを踏まないためにも、マニュアル整備を進めてみてはいかがでしょうか。これらに限らず、所属長の判断基準を浸透させ、業務のクオリティを高めるためにもマニュアルは効果的だと思います。